Système de gestion des archives : définition et importance

Chaque jour, votre entreprise traite des fichiers physiques et numériques, chacun soumis à des règles d'organisation et de conservation spécifiques. Par exemple, certains documents financiers doivent être conservés pendant sept ans, alors que les e-mails peuvent être supprimés dès qu'ils ne sont plus utiles.

Un système de gestion des archives clair vous permet de définir une stratégie de gouvernance de vos documents professionnels, depuis leur création jusqu'à leur élimination, en les supprimant conformément aux exigences de conformité. L'enjeu dépasse la simple organisation du contenu : une bonne gestion aide à mettre en place une infrastructure qui réduit les risques juridiques tout en respectant les normes de conformité.

Points forts :

• Un système de gestion des archives est une solution logicielle qui permet à votre entreprise de maîtriser chaque étape du cycle de vie des archives, depuis leur création jusqu'à leur archivage.
• Un système de gestion des archives vous permet d'organiser et de sécuriser vos données professionnelles, ce qui réduit les risques juridiques et renforce la conformité aux réglementations du secteur.
• Avec Box, gérez vos archives de manière sécurisée, automatisez les calendriers de conservation et restez en conformité.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des archives (RMS) ?

Un système de gestion des archives (RMS) est une solution numérique conçue pour coordonner l'ensemble du cycle de vie des archives, notamment la création, la catégorisation, le stockage, la récupération et l'élimination conforme, quel que soit le format des fichiers. Ces plateformes aident à organiser les ressources électroniques et à les sécuriser grâce à la conservation automatisée, aux pistes d'audit de documents et à d'autres fonctions.

Un système de gestion des archives est également :

• Un élément de la stratégie de gouvernance des données de votre entreprise, qui protège les archives en cas d'audit ou de litige tout en assurant la continuité des activités.
• Un facteur essentiel de votre processus de transformation numérique, qui facilite la recherche et l'accès aux informations pour vos équipes.

Les archives professionnelles les plus fréquemment gérées

Les archives professionnelles désignent tout type de contenu, qu'il s'agisse de documents papier ou de fichiers électroniques, en lien avec vos activités juridiques, financières ou opérationnelles. Exemples d'éléments que vous pouvez gérer dans un système de gestion des archives :

• Dossiers du personnel
• Déclarations fiscales
• Documentation relative à la sécurité du lieu de travail
• États financiers
• Rapports d'audit
• Dossiers médicaux et de santé
• Informations personnelles identifiables (PII)
• Documents de développement de produits

La mise en place d'un programme de gestion des archives passe par l'élaboration d'une politique définissant les règles de stockage, de récupération, d'accès et de sécurité pour tous ces types de fichier, ainsi qu'un calendrier de conservation en vue de leur élimination conforme.

Comprendre le cycle de vie de la gestion des archives

Passons en revue les différentes phases du cycle de vie de la gestion des archives.

1. Création et capture : lorsque vous créez ou recevez un nouveau document, une nouvelle ressource ou une nouvelle archive, la plateforme adéquate peut extraire les données clés à l'aide de technologies de traitement intelligent de documents telles que l'IA.
2. Catégorisation : les technologies automatisées peuvent également catégoriser les documents en fonction du sujet, du département, du type de fichier et du niveau de sensibilité, ce qui facilite leur recherche et l'application des politiques en matière de conservation.
3. Stockage : une solution de stockage cloud qui allie accessibilité et protection des données maintient vos documents organisés et protégés.
4. Accès et utilisation : l'application d'autorisations sur les fichiers et dossiers via un logiciel de gestion des archives limite la consultation, la modification et le partage des documents aux seules personnes autorisées.
5. Conservation : cette pratique consiste à conserver les archives professionnelles pendant une durée déterminée, selon les exigences juridiques ou les besoins opérationnels. Par exemple votre processus de gestion des dossiers du personnel peut imposer l'élimination des fichiers d'anciens employés après un certain nombre d’années afin de respecter les normes réglementaires.
6. Élimination et archivage : cette dernière phase vise à définir des directives sur le devenir des archives une fois leur durée de conservation écoulée, qu'il s’agisse de leur destruction sécurisée ou de leur archivage à long terme pour des raisons opérationnelles ou juridiques.

 Comprendre les trois principaux objectifs de la gestion du cycle de vie des données.

Pourquoi la gestion des archives est-elle importante ?

La gestion des archives vous permet de garder la maîtrise de vos données critiques et de prémunir votre entreprise contre les sanctions de non‑conformité et les problèmes juridiques.

Prenons l'exemple d'une agence gouvernementale responsable de la sécurité au travail. Grâce à la gestion des documents du secteur public , ses agents peuvent trier les rapports d'incident par secteur et date, ce qui facilite le suivi des incidents récurrents associés à un même fournisseur ou lieu. Cependant, sans les contrôles de sécurité qu'offre la gestion des archives pour le secteur public, ses agents peuvent supprimer par erreur des documents qui doivent être conservés, compromettant leur crédibilité et la sécurité de l'information. 

Il en va de même pour votre entreprise. Même si vous utilisez un système de gestion documentaire, vous devez intégrer une solution de gestion des archives pour garantir l'intégrité et la protection des données.

Comparez la gestion des documents et la gestion des archives pour en comprendre les différences.

Quels sont les avantages d'un programme de gestion des archives ?

Un programme de gestion des archives offre de nombreux avantages : conformité aux normes du secteur, accès plus rapide à l'information et processus métier plus efficaces, sans oublier les économies réalisées grâce à la réduction des besoins de stockage et à la simplification des flux de travail.

Examinons en détail chacun des avantages de la gestion des archives.

• Conformité réglementaire : grâce aux systèmes de gestion des archives, vous pouvez conserver et utiliser les documents pertinents à tout moment, afin de pouvoir fournir un journal ou un rapport d'audit lorsqu'une agence de régulation en fait la demande. Les plateformes de premier plan disposent de certifications qui prouvent leur engagement envers les réglementations sur la confidentialité des données et les normes du secteur.
• Accès plus rapide à l'information : Gartner révèle que 47 % des collaborateurs en ligne passent régulièrement plusieurs heures à rechercher des fichiers, ce qui entraîne une perte directe de productivité pour l'entreprise. La gestion des archives électroniques évite cette perte de temps grâce à des fonctionnalités de recherche avancée qui permettent de retrouver instantanément les documents, sans frustration.
• Processus métier simplifiés : au lieu de classer les fichiers manuellement, adoptez un système capable d'uniformiser les pratiques tout au long du cycle de vie des archives. Par exemple, vous pouvez gérer les calendriers de conservation des documents pour respecter les réglementations du secteur et faire appel à l'IA pour recevoir des alertes en cas de logiciels malveillants ou d'autres cybermenaces.
• Réduction des coûts opérationnels : avec des flux de travail optimisés, les avantages d'un programme de gestion des archives sont indéniables. En plus d'éviter les sanctions de non‑conformité, vous réduisez l'espace de stockage en supprimant les fichiers inutiles et gagnez du temps en automatisant certaines tâches comme l'indexation et le suivi des documents.

Pourquoi mettre en place un programme de gestion des archives

Voici trois bonnes raisons d'investir dans un programme de gestion des archives

1. La gestion des archives vise à protéger votre entreprise contre les risques, et un système dédié simplifie cette tâche

Supposons qu'un ancien employé engage une action en justice pour licenciement abusif. En ayant accès à l'ensemble des communications internes et revues de performances couvrant toute sa période d'emploi, votre entreprise peut aisément défendre sa décision. L'accès rapide à ces fichiers peut s'avérer déterminant pour votre défense, mais leur gestion manuelle reste chronophage.

Les solutions de gestion des archives assurent le stockage, la récupération, la sécurité et l'eventuelle suppression de ces fichiers au bon moment. Vous pouvez retrouver tous les documents nécessaires en quelques clics et suivre leur mise à jour, ce qui facilite grandement le travail de votre équipe juridique.

Autres risques qu'un système de gestion des archives peut réduire :

• Perte de données lors de perturbations : la sauvegarde en ligne crée automatiquement des copies de vos documents professionnels sur des serveurs cloud sécurisés, facilitant leur restauration.
• Écrasement : le contrôle de version de document intégré à un système de gestion des archives enregistre les versions précédentes, empêchant quiconque de remplacer, volontairement ou non, des archives par des données incorrectes ou obsolètes.
• Accès non autorisé : un système sécurisé limite l'accès aux documents sensibles grâce au chiffrement des fichiers et à l'authentification utilisateur, empêchant ainsi les fuites et violations de données.

2. Les programmes de gestion des archives vous aident à respecter les réglementations du secteur

Selon une enquête menée par Secoda, 42 % des entreprises considèrent la sécurité des données et la conformité comme l'un des principaux enjeux de gouvernance en 2025. La complexité de la gestion des archives professionnelles réside dans le traitement d'un grand volume de documents avec des niveaux de sensibilité différents, nécessitant des mesures robustes de sécurité et conformité pour respecter les normes réglementaires.

 Un rapport de Precisely et de l'université de Drexel montre que 52 % des entreprises ont recours à la technologie cloud dans leurs initiatives liées aux données. En optant pour un système de gestion des archives basé sur le cloud, vous pouvez : 

• Élaborer des directives de gestion des archives et les modifier ultérieurement pour répondre aux nouvelles exigences de conformité.
• Préserver les contenus en cas de litige en gelant des dossiers ou des comptes pendant une période définie, afin de respecter les exigences légales de conservation des documents.
• Appliquer automatiquement des politiques et procédures de gestion des archives selon des dates de déclenchement pour simplifier les flux de travail métier.

Consulter notre guide de conformité des données cloud et découvrir les stratégies de protection de votre contenu.

3. L'utilisation de solutions de gestion des archives facilite l'application de calendriers de conservation

Un calendrier de conservation des archives définit la durée pendant laquelle chaque type de document doit être conservé avant sa suppression, son archivage ou son transfert. Dans le rapport  2024 State of the Intelligent Information Management d'AIIM, 64 % des professionnels de la gestion des informations déclarent être impliqués d'une manière ou d'une autre dans la définition des calendriers de conservation, tandis que 35 % y sont fortement impliqués, ce qui souligne l'importance de cette pratique.

Un calendrier complet réduit le temps consacré à la recherche d'archives et élimine toute incertitude quant à la suppression d'anciens fichiers stockés. Mais sans un système de gestion des archives automatisé pour appliquer ces calendriers, même les politiques les mieux conçues peuvent se révéler insuffisantes.

Exemples d'utilisation d'une plateforme avec des fonctionnalités de gestion et de conservation des archives :

• Permettre aux utilisateurs administrateurs de contrôler en permanence le processus de gestion des archives, en supprimant ou en conservant les fichiers selon les besoins.
• Ajuster la capacité de stockage cloud pour s'adapter à l'augmentation du volume d'archives si nécessaire.
• Appliquer des règles de gestion des archives spécifiques à un seul fichier ou dossier.
• Intégrer les archives à d'autres applications pour travailler plus rapidement.
• Automatiser la façon d'appliquer les métadonnées pour marquer, catégoriser et conserver les données non structurées.

Qui est responsable de la gestion des archives ?

Même si un responsable des archives est souvent en charge de ce processus, vous devez impliquer l'ensemble des acteurs, des leaders aux membres d'équipe. Vous trouverez ci-dessous les rôles et responsabilités clés impliqués dans la gestion des archives.

• Responsable des archives (ou responsable de la gouvernance de l'information) : la personne qui crée et supervise le cadre de gestion des archives, élaborant l'ensemble des politiques et procédures relatives à la conservation des documents.
• Service informatique : l'équipe chargée de la mise en place des systèmes de gestion électronique des archives ainsi que de la sauvegarde et de la récupération efficaces des données
• Services juridiques et de conformité : ces équipes collaborent avec le responsable des archives pour définir des politiques et fournir des directives relatives aux conservations légales.
• Leadership senior : les responsables ont pour mission d'intégrer la gestion des archives aux stratégies globales d'atténuation des risques et de gouvernance des données, afin qu'elle demeure une priorité.
• Employés : chaque membre de votre équipe doit être en mesure de créer des archives précises et de respecter les procédures de stockage et d'utilisation.

Types de système de gestion des archives

La solution de gestion des archives la plus pertinente pour votre entreprise dépend de vos besoins spécifiques. Par exemple, si vous gérez un nombre important de fichiers physiques, passer d'emblée à un système sans papier n'est peut-être pas la solution la plus pertinente.

Pour faciliter votre choix, nous avons compilé les logiciels de gestion des archives les plus courants.

Profitez du meilleur logiciel de gestion des archives avec Box

Avec Box, tirez parti de la puissance de l'IA pour gérer, stocker et partager vos contenus de manière sécurisée. Notre plateforme Intelligent Content Management protège vos données tout au long de leur cycle de vie et automatise les flux de travail grâce à l'IA agentique afin d'améliorer l'efficacité et la productivité de votre entreprise, tout en respectant les exigences de conformité. 

Besoin d'une organisation et d'une gouvernance simplifiées ? Notre logiciel de gestion des documents est fait pour vous. Vous bénéficierez des avantages suivants :

• Stockage illimité pour conserver vos fichiers
• Fonctionnalités basées sur l'IA qui identifient les bons documents et extraient les informations dont vous avez besoin
• Calendriers de conservation flexibles pour respecter les normes réglementaires
• Gestion de l'élimination automatisée qui prend en charge la conservation et l'élimination

En outre, Box s'intègre à plus de 1 500 applications pour optimiser la productivité de votre entreprise, tout en vous permettant d'accéder à vos documents les plus sensibles et de les traiter en toute sécurité.

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*Bien que nous maintenions notre engagement indéfectible à offrir des produits et des services de première qualité en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conformité, les informations fournies dans cet article de blog n'ont pas valeur d'avis juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable en évaluant la conformité avec les lois applicables.