Qu'est-ce que l'Intelligent Content Management ?
L'Intelligent Content Management est une approche unifiée, basée sur l'IA, de la gestion et de la sécurisation des données non structurées. Elle fournit aux entreprises des outils de collaboration, d'IA avancée, de protection des données, de conformité et de flux de travail robustes, interopérables et personnalisables.
Alors que les plates-formes traditionnelles de gestion de contenu d'entreprise (ECM) ne parviennent souvent pas à analyser les données brutes et à automatiser des tâches telles que la synthèse d'un document long, un système d'Intelligent Content Management simplifie ces processus. Grâce à l'intégration de technologies telles que l'IA générative (GenAI), l'apprentissage automatique (ML) et le traitement du langage naturel (NLP), vous pouvez obtenir des informations à partir d'un rapport ou localiser une information dans vos fichiers collectifs en quelques secondes.
Examinons de plus près la définition de l'Intelligent Content Management, ses principaux avantages pour les entreprises et les étapes de base nécessaires pour mettre en œuvre une plate-forme qui vous aide à tirer le meilleur parti de votre contenu.
Définir l'« intelligence » dans la gestion de contenu
L'Intelligent Content Management implique l'intégration de l'IA et d'autres technologies pour améliorer la création de contenu, la collaboration et l'analyse. Dans ce modèle, le terme « intelligence » fait référence à un ensemble de fonctionnalités qui rendent ces pratiques plus efficaces et plus précises.
Voici un aperçu des principales fonctionnalités qui définissent cette approche de gestion de contenu.
- Recherche et récupération avancées: Les technologies NLP et RAG (récupération augmentée) permettent aux utilisateurs d'interroger du contenu en langage naturel plutôt que de s'appuyer sur des mots-clés spécifiques. Cette fonctionnalité facilite la recherche de documents et les résultats sont plus contextuels et précis.
- Automatisation: Les modèles IA et ML automatisent les tâches répétitives telles que le balisage de contenu, la catégorisation et le résumé à l'aide de métadonnées. Au lieu de s'appuyer sur la réalisation manuelle de ces tâches par les utilisateurs, l'Intelligent Content Management permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur humaine.
- Analyse des données: Dans cette approche de la gestion de contenu, les modèles d'apprentissage automatique sont entraînés sur d'importants volumes de données afin d'identifier l'intention de l'utilisateur et de reconnaître des schémas dans un script, une présentation ou une transcription de réunion.
- Personnalisation: Les systèmes d'Intelligent Content Management intègrent des modèles de GenAI, ce qui vous permet de créer un contenu intelligent adapté à des publics spécifiques, en modifiant le ton et le message pour mieux répondre aux préférences et aux besoins des différents segments.
Bien que l'intelligence dans la gestion de contenu couvre l'ensemble du cycle de vie du contenu de votre entreprise, vous pouvez également utiliser une approche pour vous concentrer spécifiquement sur les documents. La gestion intelligente des documents vous permet d'organiser, de stocker les documents et d'y accéder plus efficacement grâce à des solutions modernes. Elle vous permet d'accélérer les processus d'approbation de contenu et d'améliorer la capacité de recherche pour les documents juridiques ou financiers.
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Pourquoi vous avez besoin d'un système d'Intelligent Content Management
Un livre blanc IDC parrainé par Box montre que 58 % des données non structurées ne sont jamais réutilisées. Le choix d'une plate-forme d'Intelligent Content Management vous permet d'étendre l'utilisation de l'IA et d'autres fonctionnalités avancées pour rendre votre contenu intelligent accessible et utile.
Découvrez les avantages liés au remplacement d'un ECM obsolète par une plate-forme d'Intelligent Content Management.
- Collaboration facile: Ces types de plates-formes offrent une interface simple et conviviale, facile à utiliser, qui aide les équipes à collaborer sans les frustrations liées à des systèmes complexes.
- Innovation basée sur l'IA: L'Intelligent Content Management intègre les dernières innovations en matière d''IA, qui sont sécurisées et conçues pour extraire des informations et des métadonnées à partir de données non structurées, maximisant ainsi la valeur de vos contenus en tant que ressources stratégiques.
- Sécurité et conformité renforcées: Une solution d'Intelligent Content Management protège votre contenu contre les violations de données et autres cybermenaces tout au long de leur cycle de vie. Ces solutions offrent des fonctionnalités avancées telles que le chiffrement des fichiers, des contrôles d'accès granulaires et d'autres principes fondamentaux de l'architecture Zero Trust, qui garantissent l'intégrité des données et assurent la conformité aux réglementations en vigueur.
- Automatisation et flux de travail modernes: L'optimisation des flux de travail avec l'IA réduit les erreurs humaines et permet de gagner du temps en automatisant les tâches répétitives. Les plates-formes cloud intelligentes offrent des fonctionnalités avancées de recherche et de récupération, ce qui vous permet de poser des questions sur le contenu d'un manuel ou de trouver rapidement un document contenant des informations, mots-clés ou phrases spécifiques.
- Interopérabilité étendue: Une plate-forme qui s'intègre à votre infrastructure informatique existante et à d'autres applications vous permet d'améliorer l'expérience utilisateur et d'augmenter la productivité. Ainsi, vous connectez tous vos outils au même endroit, ce qui facilite l'accès aux informations et la collaboration sur le contenu.
- Outils et API pour développeurs renforcés: Grâce à des kits de développement logiciel (SDK) complets et à des interfaces de programmation d'applications (API) flexibles, votre équipe technique peut créer des solutions personnalisées qui améliorent l'expérience utilisateur, telles qu'une meilleure accessibilité des données et un traitement intelligent des documents.
- Infrastructure basée sur le cloud: Une enquête PwC révèle que 88 % des entreprises ayant investi dans des technologies liées à la croissance ont investi dans l'IA générative. Grâce à l'Intelligent Content Management, vous vous appuyez sur une infrastructure axée sur le cloud et sur des technologies d'IA pour faire évoluer la création et la gestion de contenu, en rendant plus efficaces les tâches telles que la rédaction des ordres du jour des réunions ou la personnalisation des offres d'emploi.
Comment mettre en œuvre une solution d'Intelligent Content Management dans votre entreprise
L'intégration de l'IA dans la gestion de contenu implique de choisir une solution qui répond aux besoins de votre entreprise. Suivez ces quatre étapes pour exploiter tout le potentiel de l'IA.
1. Comprendre la principale différence entre les solutions d'ECM et d'Intelligent Content Management
Supposons que vous travailliez pour une entreprise de médias et que vous ayez une réunion avec des sponsors potentiels pour un nouveau projet. À la fin de la réunion, ils posent quelques questions, mais vous devez trouver des clauses contractuelles spécifiques stockées dans votre solution de gestion de contenu. Selon la plate-forme que vous utilisez, vous pouvez obtenir deux résultats très différents :
- Avec une plate-forme ECM traditionnelle, vous risquez de passer un temps considérable à fouiller dans des dossiers et à trier manuellement les documents, au risque de manquer la clause recherchée.
- À l'inverse, une solution intelligente de gestion de documents vous permettrait de localiser des clauses spécifiques grâce à une recherche par mots-clés et contextuelle basée sur l'IA dans la découverte de contenu, offrant ainsi des résultats plus précis et un gain de temps considérable.
Mais l'Intelligent Content Management va au-delà des capacités de l'IA. Cette solution réunit dans une seule plate-forme unifiée le meilleur des fonctionnalités ECM traditionnelles et d'autres outils de gestion de contenu que vous utilisez peut-être déjà. L'Intelligent Content Management facilite l'obtention d'informations sur le contenu, ce qui peut être essentiel pour répondre en toute confiance et créer une impression durable auprès des sponsors, clients ou partenaires potentiels.
2. Identifiez les failles de sécurité et de gouvernance du contenu
Comprendre le cycle de vie de votre contenu vous aide à identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités dans vos processus de sécurité et de gouvernance, qu'un système de gestion de documents intelligent peut résoudre. Ces lacunes peuvent exposer des informations sensibles ou rendre difficile le respect des réglementations nécessaires. Les exemples incluent :
- L'absence de chiffrement pour les données sensibles
- Des contrôles d'accès insuffisants
- Une propriété des fichiers et un suivi des versions peu clairs
- Des règles de conservation des documents incohérentes
Par exemple, vous pouvez détecter que la collaboration au sein de votre entreprise implique souvent des échanges d'e-mails entre les équipes et les clients. Dans ce cas, une plate-forme d'Intelligent Content Management avec partage de fichiers sécurisé, contrôle des versions de documents et intégration à d'autres plates-formes permettrait une collaboration intelligente.
Si vous travaillez dans des secteurs hautement réglementés où la confidentialité et l'intégrité des données sont obligatoires, recherchez des fonctionnalités telles que le partage de documents chiffrés, l'authentification multifactorielle (MFA) et les règles de conservation. Avec une plate-forme ICM, vous collaborez sur des documents en toute sécurité, tout en ayant l'assurance que vos flux de travail de contenu respectent les normes de conformité appropriées.
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3. Choisissez une plate-forme d'Intelligent Content Management qui s'adapte à votre entreprise
La production de contenu de votre entreprise évolue avec votre activité, alors optez pour une solution avec stockage de données dans le cloud évolutif afin d'éviter les coûts élevés de maintenance des systèmes sur site et les tracas constants liés à leur saturation.
Examinez vos besoins avant de faire un choix. Si vous avez constamment besoin d'envoyer des fichiers vidéo volumineux à vos collègues, optez pour une plate-forme offrant une capacité de stockage flexible (avec des prix tout aussi flexibles).
4. Alignez le plan de mise en œuvre ICM avec votre stratégie d'IA
Le rapport State of AI at Work d'Asana en 2024 montre que seulement 31 % des entreprises ont mis en œuvre une stratégie d'IA formelle. Que votre entreprise développe une stratégie ou en possède déjà une, vous devez l'aligner sur votre mise en œuvre de la gestion intelligente des données.
Lancez-vous avec ces bonnes pratiques.
- Sélectionnez des services de cloud intelligents avecdes modèles d'IA responsable : Les services dotés de principes d'IA clairs donnent à votre entreprise l'autonomie nécessaire pour utiliser l'intelligence artificielle. Assurez-vous que ces engagements sont transparents et responsables.
- Vérifiez si la plate-forme intègre une RAG sécurisé : Les plates-formes d'Intelligent Content Management avec RAG offrent des contrôles d'accès granulaires pour protéger le contenu lors de la collaboration avec des membres de l'équipe ou des clients. Avec des autorisations de fichier et de dossier, un utilisateur qui n'a pas accès à un document sensible ne peut pas localiser, résumer ou rechercher des informations dans ce document.
- Établissez un cadre de métadonnées cohérent : Une structure de métadonnées claire et standardisée permet aux plates-formes d'IA de comprendre et de traiter le contenu efficacement. L'adoption des bonnes pratiques en matière de gestion des métadonnées, telles que la définition de catégories et l'établissement de conventions de dénomination, vous aide à faire en sorte que votre contenu puisse faire l'objet de recherches précises.
- Synchronisez votre mise en œuvre ICM avec vos objectifs de stratégie d'IA : L'alignement des stratégies vous permet d'exploiter pleinement l'intelligence appliquée à la gestion de contenu, tout en atteignant vos objectifs commerciaux globaux. Que votre entreprise cherche à faire évoluer ses opérations, à réduire ses coûts ou à stimuler l'innovation grâce à l'IA, n'oubliez pas de définir des indicateurs clés de performance qui reflètent vos besoins en matière de gestion de contenu et d'entreprise.
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Bien que nous affirmions notre engagement inébranlable de proposer des produits et services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.