Autorisations pour les dossiers et les fichiers : le guide ultime
Les autorisations pour le partage des dossiers et des fichiers facilite la collaboration sur les projets, permettant aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur le contenu sans avoir à gérer constamment les différentes versions. Qu'il s'agisse d'un contrat juridique partagé ou d'un dossier contenant des rapports financiers critiques, un accès adéquat aux informations vous permet de rationaliser les flux de travail, d'échanger rapidement des idées et d'éviter les retards dus à des modifications conflictuelles.
Cependant, le fait d'attribuer des autorisations de partage manuelles pour chaque utilisateur ou groupe est source d'erreurs et inefficace, en particulier dans les grandes entreprises disposant de nombreux services et projets. Par exemple, imaginez que vous donniez accidentellement accès à des contrats clients sensibles à un ancien membre de l'équipe qui dispose encore de vos identifiants de connexion. Cette erreur peut entraîner des violations de données, compromettre la réputation de votre entreprise et même vous exposer à des responsabilités juridiques.
Pour éviter tous ces risques, examinons l'importance de mettre en œuvre des contrôles d'autorisation sécurisés et efficaces, et comprenons le processus étape par étape de leur mise en place.
Que sont les autorisations pour les fichiers et les dossiers ?
Les autorisations pour les fichiers et les dossiers sont des paramètres qui déterminent qui peut accéder aux fichiers et dossiers, les modifier ou les gérer au sein d'un système informatique, d'un réseau, d'un système de stockage de données dans le cloud ou d'une autre application logicielle collaborative. L'objectif est de s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux informations sensibles, protégeant ainsi les données contre toute divulgation ou modification non autorisée.
Les autorisations pour les fichiers et les dossiers sont des paramètres qui déterminent qui peut accéder aux fichiers et dossiers et les modifier sur un système, un réseau, une plate-forme de stockage dans le cloud ou d'autres applications logicielles.
La gestion des autorisations varie entre les systèmes sur site traditionnels et les solutions cloud. Alors que les solutions traditionnelles exigent de l'équipe informatique qu'elle configure les autorisations directement sur les serveurs, dans le cloud, une console d'administration centralisée permet généralement de gérer les autorisations. Cette fonctionnalité vous permet d'attribuer et de révoquer facilement des autorisations sur les périphériques et les emplacements.
Les solutions cloud avancées offrent également des fonctionnalités précieuses, telles que le contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) et l'intégration avec les fournisseurs d'identité pour une sécurité et une gestion améliorées. La compréhension de ces différences vous aide à prendre des décisions avisées pour protéger les données de votre entreprise.
Pourquoi définir les autorisations par défaut pour les fichiers et les dossiers
Vous recevez probablement des messages comme celui-ci en permanence de la part de votre équipe : « Je ne peux pas ouvrir ce fichier. Pourriez-vous me donner l'autorisation pour l'afficher et le modifier ? » La gestion des autorisations par défaut des fichiers et des dossiers (règles prédéfinies dans votre système de gestion de documents) permet de créer un environnement sécurisé dans lequel les employés peuvent rester productifs tout en protégeant les informations sensibles.
La définition des autorisations par défaut peut faire gagner beaucoup de temps à votre équipe. En automatisant ces configurations, vous évitez les interruptions causées par des messages constants vous demandant d'accorder ou de modifier manuellement l'accès au contenu. C'est comme si vous aviez un assistant qui gère automatiquement l'accès aux fichiers et aux dossiers. Cela améliore l'efficacité et garantit des niveaux d'accès appropriés pour tous, sans effort supplémentaire.
Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez établir des autorisations pour les dossiers et les fichiers.
Protéger les données contre tout accès non autorisé
Selon le rapport du FBI sur la criminalité sur Internet, 55 851 incidents de violation de données personnelles ont été enregistrés aux États-Unis en 2023. La définition d'autorisations protège les informations personnelles et autres contenus sensibles contre toute exposition à un utilisateur ou à un groupe non autorisé, réduisant ainsi le risque de violation de données.
À mesure que ces incidents se poursuivent, il est essentiel pour les entreprises de toute taille de définir des autorisations claires et de limiter l'accès aux documents et fichiers vulnérables au vol et à l'utilisation abusive.
Éviter les modifications accidentelles et la perte de données
Des modifications ou des suppressions accidentelles peuvent survenir, et vous réduisez le risque d'écraser des contrats ou des propositions en contrôlant qui peut modifier certains documents. Par exemple, une équipe commerciale travaillant sur une présentation pourrait devoir ajuster les autorisations pour les fichiers afin que seul le responsable puisse modifier la version finale, ce qui permet d'éviter toute modification accidentelle par les autres membres.
Assurer la conformité et l'intégrité des données
Les autorisations de partage de fichiers permettent de mettre en place un cadre sécurisé pour l'accès aux données dans votre environnement cloud, en veillant à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter ou modifier les informations sensibles. En mettant en œuvre ces contrôles, vous démontrez votre engagement en matière d'intégrité des données et évitez les lourdes amendes dues aux violations de conformité du cloud. Certaines lois et normes imposent des pratiques de sécurité spécifiques, notamment des contrôles d'accès et le chiffrement des fichiers.
Activer la collaboration du contenu
Pour qu'une collaboration soit efficace, toutes les personnes devant accéder à des ressources partagées doivent pouvoir le faire facilement. Imaginez à quel point il serait difficile d'approuver une nouvelle vidéo de campagne marketing si vous ne pouviez pas partager de gros fichiers vidéo avec vos collègues. Sans autorisation de lecture et de commentaire, les membres de l'équipe pourraient avoir du mal à fournir leur retour, ce qui pourrait entraîner des retards dans la campagne.
Comment gérer les autorisations pour les dossiers et les fichiers dans le cloud
La gestion des autorisations pour les dossiers et les fichiers dans le cloud diffère des systèmes traditionnels sur site en offrant un contrôle centralisé, des paramètres d'accès granulaires et des outils de collaboration sécurisés. Ces mesures vous permettent de renforcer la protection contre les menaces de sécurité en définissant des autorisations et des niveaux d'accès spécifiques à vos fichiers et dossiers.
Pour protéger votre contenu, suivez ces six étapes afin de gérer les autorisations pour les fichiers dans le cloud :
1. Comprendre les niveaux de contrôle des autorisations
L'étude de Thales sur la sécurité du cloud en 2024 indique qu'en moyenne, 47 % des données stockées dans le cloud sont sensibles. Pour protéger tous vos fichiers, qu'ils soient sensibles ou non, vous devez donner à chaque membre de l'équipe le niveau d'accès approprié aux fichiers et répertoires sensibles. Les plates-formes cloud avancées avec contrôles d'accès granulaires vous permettent d'attribuer des rôles spécifiques en fonction des niveaux d'autorisation des fichiers.
Voici des exemples généraux de rôles d'autorisation.
- Administrateur : Dispose d'un contrôle total sur les autorisations de partage avancées, permettant de créer, modifier, télécharger, supprimer et envoyer des documents en toute sécurité à d'autres personnes
- Gestionnaire : Peut créer, modifier et supprimer des fichiers au sein de son service ou projet spécifique, mais peut avoir un accès limité aux fichiers dans d'autres domaines
- Éditeur : Peut modifier et co-éditer le contenu , mais ne peut pas créer de nouveaux fichiers ni supprimer des fichiers existants
- Affichage : Peut uniquement afficher les fichiers et les dossiers, mais ne peut pas apporter de modifications
- Invité : Dispose d'un accès limité à des fichiers ou dossiers spécifiques, souvent soumis à des restrictions en matière de modification ou de téléchargement
Lorsque vous partagez des fichiers avec des clients, tenez compte du niveau de collaboration dont vous avez besoin. Dans la plupart des cas, les autorisations des invités ou des utilisateurs fournissent aux clients l'accès dont ils ont besoin, sans risque de modification involontaire ni de divulgation de données sensibles.
2. Configurez les autorisations pour les fichiers pour les utilisateurs
Lors de la configuration des autorisations de partage de fichiers, personnalisez l'accès en fonction du rôle de chaque personne. Pensez au principe du moindre privilège, en accordant aux utilisateurs uniquement les autorisations dont ils ont besoin pour faire leur travail.
Par exemple, une équipe marketing peut avoir besoin de droits de modification pour les briefings de campagne et les dossiers partagés spécifiques, tandis que les membres d'autres services peuvent avoir besoin d'un accès en lecture seule. Cette bonne pratique de gestion des fichiers accélère les projets, permettant aux équipes d'approuver des documents stratégiques tout en préservant l'intégrité des données.
3. Ajustez les paramètres de partage de liens
L'adoption des bonnes pratiques en matière de partage de liens peut être un moyen pratique de collaborer et de suivre l'accès aux fichiers, mais elle présente également des risques de sécurité si elle n'est pas gérée correctement. Prenez le temps de gérer les autorisations et de contrôler qui peut accéder aux fichiers partagés et ce qu'il est possible de faire avec ces fichiers.
Au lieu de créer un lien public auquel tout le monde peut accéder, envisagez de générer des liens qui nécessitent que les utilisateurs s'authentifient avant de pouvoir afficher les fichiers. La définition des dates d'expiration des liens est également une pratique qui limite l'accès au fil du temps. Ces contrôles réduisent le risque d'exposition involontaire des données.
4. Surveillez l'accès à des fichiers et à des dossiers partagés
Surveiller régulièrement l'accès aux fichiers et dossiers partagés permet de repérer les menaces de sécurité potentielles. Utilisez les pistes d'audit et les outils de reporting de votre fournisseur de cloud pour savoir qui accède à quels fichiers et quand.
Par exemple, si vous remarquez des schémas d'accès inhabituels à un fichier volumineux hébergé dans le cloud, il est important de procéder à une enquête. Un tel comportement pourrait indiquer des violations de données potentielles. En surveillant de près les journaux d'accès, vous pouvez détecter rapidement les tentatives non autorisées d'accès au contenu et agir avant qu'un incident ne se produise, assurant ainsi la sécurité des données non structurées de votre entreprise.
5. Vérifiez et ajustez les autorisations pour les fichiers et les dossiers si nécessaire
Il est essentiel d'examiner et d'ajuster les autorisations pour les fichiers et les dossiers afin de maintenir un environnement cloud sécurisé. À mesure que les équipes se développent, que les projets évoluent ou que les employés quittent l'entreprise, les besoins d'accès changent.
Planifiez des examens périodiques des autorisations pour vous assurer qu'elles sont à jour. Par exemple, si un membre de l'équipe passe à un autre rôle, ajustez rapidement son accès pour éviter les autorisations persistantes qui pourraient créer des risques de sécurité. Une approche proactive de la sécurité peut vous aider à garder une longueur d'avance sur les menaces émergentes.
6. Protégez vos données au-delà des autorisations par défaut pour les fichiers et les dossiers
Selon le Cisco Cybersecurity Readiness Index 2024, 54 % des entreprises ont été confrontées à un incident de cybersécurité en 2023, tandis que 73 % pensent qu'une perturbation similaire est probable dans les 12 à 24 prochains mois.
Les outils de collaboration dans le cloud offrent généralement ces types de fonctions de sécurité avancées pour protéger les informations sensibles et réagir rapidement aux menaces.
- Partage de documents chiffrés : En chiffrant vos fichiers avant de les envoyer à d'autres personnes, vous vous assurez que seuls les utilisateurs disposant de la clé de déchiffrement appropriée peuvent accéder au contenu.
- Protection par mot de passe : Cette mesure limite l'accès aux fichiers ou dossiers en exigeant des utilisateurs qu'ils saisissent un mot de passe, protégeant ainsi les données contre les intrus.
- Prévention contre les fuites de données (DLP, Data Leakage Prevention) : Ces outils surveillent les schémas d'utilisation des données et bloquent les actions non autorisées telles que la copie, le téléchargement ou le partage de données en dehors des canaux approuvés.
- Contrôle de version des documents : Cette fonction permet de suivre les modifications apportées au contenu et de revenir aux versions précédentes si nécessaire, évitant ainsi toute perte ou corruption accidentelle des données.
- Authentification multifactorielle (MFA, Multi-factor authentication) : L'authentification multifactorielle exige que les utilisateurs fournissent plusieurs formes d'identification (mots de passe, caractéristiques biométriques ou jetons de sécurité) pour accéder à leurs comptes, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire au système cloud.
Découvrez notre guide du partage de fichiers en entreprise et les avantages des solutions sécurisées.
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