ワークフロー管理におけるクリアなコ
ミュニケーションの重要性

コミュニケーションが収益にどのような影響を及ぼすかを考えたことがありますか？調査によれば、話や意見を聞いてもらえたと感じる従業員は、そうでない従業員と比較して、最大限の能力を発揮するモチベーションを感じる可能性が約5倍に高まります。また、80%の従業員が、豪華な社内イベントへの招待よりも、効果的な職場コミュニケーションの醸成のほうが重要だと回答しています。 

約45%の人が、自分の会社には職場のコミュニケーションに関する基準や方針が存在しないと回答している背景には、どのような理由があるのでしょうか？リモートワーカーやハイブリッドワーカーを抱えるプロジェクトマネージャーとして、職場におけるコミュニケーションの重要性を学ぶことは極めて重要です。適切なコミュニケーションを実践することで、高い能力と忠誠心のある従業員を維持し、生産性を向上させ、全社的な目標の達成をめざすことができます。

コミュニケーションを改善すべき理由 

対面、ハイブリッド、リモートのチームが混在する場合には特に、コミュニケーションの改善は、ワークフォースにおいて大きな効果をもたらします。適切なコミュニケーションはコラボレーションを容易にし、組織全体の信頼と効率を高めます。 

このセクションでは、職場でのコミュニケーションを強化することの主要なメリットについて説明します。

従業員エンゲージメントの向上

従業員のエンゲージメントは、どのような職場においても生産性と定着率の向上に欠かせない要素です。コミュニケーションが円滑になれば、人と人とのつながりが深まり、チームの貢献が評価され、感謝される原動力となります。

良好なコミュニケーションの文化があることで、従業員は熱心に業務に取り組むようになり、各自の能力や経験を会社の目標に合致させる努力ができるようになります。コミュニケーションの強化は、従業員間のプロフェッショナルな関係の構築と、ポジティブな職場環境の促進に役立ちます。

従量員のやる気と生産性の向上

全てのチームメンバー、パートナー、経営陣の間の理解を確実にするコミュニケーションは、生産性を向上させます。効果的なコミュニケーションが欠如している状況下では、どうすべきかわからない、組織内での自身の役割を理解できない、といった問題が生じるリスクが高まり、職場の士気の低下や、従業員が休みがちの状況、生産性の低下につながります。適切なテクノロジーを導入して社員のコミュニケーションを促進させることで、社員は最大限の力を発揮することができます。 

忠誠心を鼓舞して離職率を低減 

長期的に職務に従事する忠誠心の高い人材を確保したい組織では、コミュニケーションを重視し、それが収益にどのような影響を及ぼすかを理解することが重要です。

コミュニケーションが円滑になることで、誤解や離職を回避し、従業員自身が組織内で真に評価されていると感じられるようになります。従業員を長期間雇用することで、従業員は会社とともに成長し、業務に必要な能力と経験を身につけ、会社の革新性と競争力を維持するための原動力となります。 

コラボレーションの強化

リモートワークやハイブリッドワークの環境下では、コミュニケーションに関する課題が生じるリスクが高く、不効率なコラボレーションや、関係者間の目標のズレに悩むケースが多くなりがちです。効果的なコミュニケーションツール、特にクラウドベースのツールは、チームメンバーが同じ建物内にいるかどうかに関わらず、効率的なコラボレーションを可能にします。 

コラボレーションの向上は、組織の成長と革新にプラスの効果を及ぼします。非効率なテクノロジーでチームメンバー間の連絡に時間を費やす代わりに、プロジェクトを円滑に進め、創造性への道を開くことができます。

衝突を最小限に 

誤解は衝突を引き起こします。人は、誤解されていると感じたり、自分のニーズが満たされていないと感じたりすることがあります。効果的なコミュニケーション能力の醸成は、企業文化を向上させ、職場での緊張や衝突を防ぎます。チームメンバー全員が他者の意見を傾聴し、共感し、個人の違いを考慮するよう促すことは、尊重し合える環境を築くうえで、大きな役割を果たします。 

モチベーションの向上

自分のしていることが「なぜ」なのか、どのような目的・意義があるのか、自分がどのように会社のビジネスに貢献しているのかを理解していなければ、社員のモチベーションは上がりません。社員と適切なコミュニケーションをとり、それぞれのユニークな能力が、会社の目標、目的、価値観にどのように合致しているかを話し合うことで、彼らは仕事に対してやる気を感じるようになります。 

日々の業務から全社的な取り組みに至るまで、組織の背景にある「なぜ」を理解しているチームメンバーは、刺激とやる気を感じ、業務を効果的に遂行することができます。 

職場におけるコミュニケーションのタイプ 

チームのコミュニケーションは、単にフレンドリーなメールを送ったり、対面でのミーティングをしたりするだけではありません。ハイブリッドワーク、リモートワークの環境では特に、さまざまなタイプのコミュニケーション手段が利用されます。ここでは、プロジェクト管理のプロフェッショナルが利用する、さまざまなタイプの口頭および書面によるコミュニケーションについて説明します。

上司やリーダーからのコミュニケーション

上司やリーダーからのコミュニケーションは、下方コミュニケーションとも呼ばれ、情報、指示、命令、要請がチームメンバーに伝達されます。これは従来からあるタイプのコミュニケーションであり、一般的にフィードバックは求められません。その代わり、組織の重要事項について部下に指示したり、指示したりすることに重点が置かれます。 

このような一方通行の指示は、上司やリーダーが、指示の目的や内容を明確にしていないと混乱を招きます。質問やフィードバックの選択肢のない下方コミュニケーションでは、意図を相手に明確に伝え、チームメンバーが内容を読むことで十分な情報を得られるようにすることが重要です。このコミュニケーションを、チームを鼓舞し、励まし、コミットメントを創出する手段として活用することをおすすめします。

上方コミュニケーション

上方コミュニケーションは、自分の考え、感情、フィードバックを上級の管理職と共有する手段となります。上方コミュニケーションは、企業文化において非常に重要であり、大きな役割を果たします。チームメンバー全員が意見を共有し、日常的に接することのない上司にも意見を伝える機会を作ることで、経営陣は全従業員のニーズにより的確に対応し、仕事に対する満足度とエンゲージメントを高めることができます。

アップデート

長いニュースレターを送ったり、全社員を対象にした1時間の会議をスケジュールしたりせずに、短時間で効果的にコミュニケーションを取る手段も必要です。アップデート（メモ）は、さまざまな形式で作成されます。例えば、重要な情報の共有や通知を目的とした短いメール、職場の共有スペースでの印刷物の掲示などがあります。

プロジェクトマネージャーは、特定のプロジェクトに関する情報を共有したり、会議で議論された内容の要約を伝達したりするために、アップデートを利用します。

プロジェクト管理コミュニケーション

プロジェクトの開発や管理に際して、リーダーは特定の目標のサブセットを作成し、チームメンバーに割り当てます。いわゆるプロジェクト管理の一部としてのコミュニケーションです。職場におけるこのタイプのコミュニケーションは、特定のプロジェクトに関する進捗報告やメモの共有、会議で議論された内容の要約の提供などの目的で利用されます。

このコミュニケーションには、目標の設定、関係者のリストの作成、コミュニケーション手段の特定、レポートなどのコミュニケーションの期限設定などのタスクが含まれます。プロジェクト管理コミュニケーションには、特定のプロジェクトに携わる全員がどのように情報を発信し、受け取り、理解するかについての説明も含まれます。

プレゼンテーション

プレゼンテーションは、対面またはビデオチャットなどのアプリケーションを使用して行われる、比較的正式な口頭および視覚的なコミュニケーションの一種です。プレゼンテーションは、新しいプロジェクトや組織的な取り組みについて従業員に周知するなど、重要なトピックやニュースを広範な組織内あるいは全社的に共有するのに効果的です。

プレゼンテーションでは、多くの場合に、重要なポイント、画像、動画、その他の詳細情報で構成されます。これらの情報は、新しい手順や会社の方向性に関するガイドとして機能します。プレゼン資料その他の関連資料をダウンロード可能にしておくと、従業員が、記憶をリフレッシュしたり、新しいタスクについて学んだりする目的で参照できます。

ミーティング

ミーティングは、対面での会議かビデオチャットかに関わらず、会議は効果的で包括的なコミュニケーション手段です。ミーティングでは、チームが同じ空間で、重要な更新事項や目標、今後のプロジェクトで何を期待するかを共有する場です。また、経営陣や管理職が従業員に懸念事項や質問の共有を求めるのに理想的な場でもあります。全員が同じ認識を持っていることを確認するためにも有用です。

顧客とのコミュニケーション

世界中のほとんどの組織は、何らかのタイプの顧客やクライアントと関わっています。そのため、従業員が顧客コミュニケーションの能力を身につけることは有用です。多くの企業は、メール、ニュースレター、電話、テキストメッセージ、ソーシャルメディアなど、さまざまなチャネルやプラットフォームを利用して顧客とコミュニケーションを取っています。

さまざまな媒体を通じて一貫したブランドメッセージを発信する方法を理解して実践することで、顧客体験が向上します。また、コミュニケーションが改善することで、チームは顧客からのフィードバックや提案をより効果的に活用できるようになります。

非公式なコミュニケーション

非公式なコミュニケーションは、正式な会議やプレゼンテーションと同様に、効果をもたらします。職場の文化によっては、重要な事柄をすぐに共有したいときに、会議をスケジュールするよりも、簡単・迅速にメッセージを送信するほうが適切である場合があります。アップデートと同様に、非公式なコミュニケーションは、アプリを利用するメッセージ、メール、電話、テキストメッセージなど、さまざまな形があります。

プロフェッショナルなメールや電話では、フォーマルな言葉を使わなければならない場合があるでしょう。しかし、経営幹部に直接会うよりもはるかに迅速で容易なコミュニケーション手段となり得ます。

効果的なコミュニケーションのためのヒント 

職場におけるコミュニケーションの重要性については、ここまでの説明でご理解いただけたのではないでしょうか。このセクションでは、プロジェクト管理におけるコミュニケーションを促進し、チームの士気とモチベーションを高める方法の主な例をご紹介します。 

計画を立てる

新しいプロジェクトに着手する前に、プロジェクトの遂行においてどのようなコミュニケーションを取りたいかを考えることが必要です。プロジェクトの各段階の計画を立て、必要に応じてチームをサブグループに分け、各グループ間で最新情報を共有します。

コミュニケーションについて決定した後は、チームとのコミュニケーションを円滑にし、経営陣・管理職とのコミュニケーションについての計画を立てることが重要です。

簡潔・明瞭に

多忙な職場では、チームメンバーに、プロジェクトやタスクに関する進捗の報告や確認を何度も繰り返し求めることは、避けなければなりません。このことをチームに明確に伝えて、職場のコミュニケーションの効率化を図ります。また、同じトピックに関するミーティングや会話を延々と続けると、混乱やモチベーションの低下を招くリスクが生じるため、気をつける必要があります。

正式なコミュニケーションに関しては、チームメンバーが多忙であることを常に意識する必要があります。あなたが何を伝えたいのか、何をしてほしいのかを理解しやすいよう、簡潔明瞭なコミュニケーションを心がけることが重要です。 

期待値・目標を設定

新しいプロジェクトに着手する際に、組織全体がコミュニケーションを重要事項の1つとして認識するべきであれば、最初の段階で期待値・目標を設定しておくことをおすすめします。コミュニケーションの手段にかかわらず、何が期待されているか、目標は何かを明確にすることで、誤解や混乱を避けることができます。 

傾聴力の重要性

コミュニケーションとは、話すことやコミュニケーションの手段を理解することだけではありません。アクティブリスニング（積極的傾聴）は、相手を理解し、職場での人間関係を改善するうえで大きな意味を持ちます。 

あなた自身が積極的な傾聴の姿勢を示すことで、職場におけるアクティブリスニングの文化の醸成に貢献できます。ミーティング中のチームメンバーの質問に対しては、真剣に聞いている姿勢を示し、彼らの意見が尊重されていると感じさせることが大切です。例えば、「『xx』と理解しましたが、この理解で正しいでしょうか？」と確認することで、積極的にコミュニケーションを取っている姿勢を示すことができます。

関係者全員で意識を共有

一回のミーティングで、チームに対する期待や指示を伝えることは可能です。しかし、細かいことでも、新しい情報があれば必ずチームメンバーに知らせることが重要です。重要なプロジェクトの内容や期限の変更などのアップデートを伝えることは、効果的なコラボレーションと目標の達成に不可欠です。全社的にメモを配布する場合でも、チームに直接メールを送る場合でも、コミュニケーションの齟齬が生じないよう、関係者全員に情報を提供し、意識の共有を図ります。

忍耐の重要性

組織全体が変わるには、ある程度の時間を要します。新しい取り組みには忍耐強く対応し、チームメンバーがコミュニケーションについて考える時間を与えることが必要です。チームの各メンバーには、同僚と話し合う前、メールやメッセージを送信する前に、少し時間を取り、伝えようとしていることが明確に伝わる内容であること、必要な情報が含まれていること、礼儀に則ったものであることを確認するよう、アドバイスをするとよいでしょう。

さまざまな方法を試す

新しいポリシーや手順を導入する際には、効果がない場合は新しい方法を試してみることが必要です。チームに最適な新しい戦術やコミュニケーションの方法を探求することを恐れてはなりません。例えば、メールのやり取りがスムーズにいかない場合は、チャットプラットフォームへの移行を検討し、プロジェクトの進捗の迅速な共有を図ります。長時間の月次ミーティングを開く代わりに、短い週次のスタンドアップミーティングを実施するほうが、スタッフの近況報告や質問、懸念事項の共有には適しているかもしれません。

振り返りとフィードバック

職場のコミュニケーションを真に改善する唯一の方法は、現在の慣行を見直し、信頼できるチームメンバーや同僚からのフィードバックを求めることです。コミュニケーションの改善について話し合うミーティングを開くか、次のような質問を含むアンケートを実施します。

• コミュニケーションを改善するために、私たちは何から始めるべきか？
• コミュニケーションを改善するために、私たちは何をやめるべきか？
• 職場のコミュニケーションの向上には、私たちはどのような能力を身につける必要があるか、どのような領域を改善する必要があるか？

チームメンバーには、お互いのコミュニケーション能力を匿名で評価させることで、効果的なコミュニケーション能力を身につけるという意味で特にサポートが必要な人の特定に役立つ可能性があります。このようなアンケートやミーティングには、必ず経営陣も参加し、全員がそれぞれ学ぶべき領域があることを認識し、率直に話し合うことが重要です。 

リモートでのコミュニケーション

プロジェクト管理のコミュニケーションは、特に大規模な組織においては課題が生じることがあります。リモートワークやハイブリッドワークを含む環境では、課題はさらに深刻化します。数人、数十人のチームメンバーが異なる場所に分散している場合には、効果的なコラボレーションやコミュニケーションを実現するには努力が必要です。このセクションでは、リモートチームとの業務コミュニケーションを改善する方法の主な例をご紹介します。

インフォーマルなコミュニケーションの機会を作る 

インフォーマルなコミュニケーションにメッセージアプリなどのプラットフォームを活用することは、リモートチームの受信トレイに不要なものを残さないという意味でも効果的です。また、プロジェクトに関する細かい点について質問や相談をする場にもなります。よりカジュアルな交流の機会として、ソーシャルメディアフィードの業務での利用や、より良い職場文化の醸成を目的とするハッピーアワーの開催なども考えられます。

メッセージの質を高める

リモートチームは、多くの場合に異なるタイムゾーンで業務を行っており、それぞれが自分のタイムゾーンにあわせて行動したいと思っているかもしれません。その点を考慮したうえで、リモートチームにも十分な情報を提供し、日々の業務に十分な時間を割けるよう、メッセージやミーティングを計画することが必要です。 

一日の大半をメールのやり取りに費やしたい人はいません。ワーカーの4分の1以上が、受信トレイにメールがたまりすぎるのが、集中力を阻害する要因の1つだと回答しています。簡潔で効率的な話し合いができるよう、ミーティングの目的やアジェンダを事前に共有することをおすすめします。

相手への配慮を忘れない

業務上のフォーマルなコミュニケーションにおいても、効率よりも共感や人間関係が優先されるべきです。とはいえ、会話中ずっとチームメンバーの私生活を話題にする必要はありません。しかし、効果的なコミュニケーションの基礎の構築は、組織内の全員が、悩みや課題、希望、感情を持つ生身の人間であることを思い出すことから始まります。コミュニケーションを行う前に、メッセージを受け取る相手のことを思い浮かべて、常に配慮を持って行動することが重要です。

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