Was spricht für das Online-Verfassen von Dokumenten?

Von inspirierenden Präsentationen bis hin zu überzeugenden Pitches – aus einem leeren Blatt Papier kann viel entstehen. Die richtige Plattform macht die Erstellung digitaler Dokumente zu einem einfachen Vorgang, bei dem Sie Ihren Ideen freien Lauf lassen können. Aber warum sollten Sie Dokumente online verfassen, wenn Sie mit Ihrer aktuellen Software zufrieden sind?

In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über die Vorteile der Umstellung auf Online-Dokumente, finden Beispiele für Formate und cloudbasierte Lösungen, mit denen Sie schneller schreiben können und gleichzeitig gewährleisten, dass Ihre Unternehmensdateien sicher, organisiert und jederzeit verfügbar sind.

Wesentliche Erkenntnisse:

• Online zu verfassen bedeutet, dass der Zugriff auf Dateien von überall aus möglich ist, was die Zusammenarbeit und die Überarbeitung von Inhalten beschleunigt.
• Online-Schreibtools ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit und bieten Funktionen wie Versionskontrolle und KI-gestützte Funktionen, die die Erstellung von Inhalten, die Grammatikprüfung und die Zusammenfassung von Dokumenten automatisieren.
• Box bietet eine sichere All-in-One-Plattform für das Verfassen und Verwalten von Dokumenten online, mit höchster Sicherheit und nahtloser Integration in über 1.500 Anwendungen.

Was bedeutet es, ein Dokument online zu verfassen?

Ein Dokument online zu verfassen bedeutet, Inhalte mithilfe von Software oder Plattformen, auf die Sie über das Internet zugreifen, zu erstellen, zu bearbeiten und zu speichern. Im Gegensatz zu Offline-Texteditoren, die eine manuelle Synchronisierung erfordern und nur begrenzte Freigabefunktionen bieten, ermöglichen Ihnen Online-Tools Folgendes:

• Bearbeiten und Teilen von Dateien mit Teammitgliedern ohne Zeitverzögerung
• Hochladen von Dokumenten, um von jedem Gerät aus darauf zuzugreifen und damit zu arbeiten
• Vereinfachen der Dokumentenverwaltung über die Grenzen verschiedener Unternehmensabteilungen hinweg
• Automatisches Speichern Ihrer Arbeitsergebnisse, damit das Risiko, Änderungen zu verlieren, geringer ist
• Automatisierung derOnline-Sicherung von Verträgen, Rechnungen und anderen wichtigen Dokumenten

5 Gründe, Dokumente online zu verfassen

Im Folgenden nennen wir Ihnen 5 wesentliche Vorteile, die sich aus dem Umstieg auf einen Online-Dokumenteneditor ergeben.

1. Online-Verfassen ermöglicht einfachen Zugriff überall und jederzeit

In schnelllebigen Branchen wie Technologie oder Medien können Sie dank des Zugriffs auf Dokumente schnell Aktualisierungen vornehmen und Projekte vorantreiben. Allerdings zeigt eine Umfrage von Gartner, dass 47 % der Digital Worker Schwierigkeiten haben, die für ihre Arbeit erforderlichen Daten zu finden.

Ein Online-Dokumentenersteller sorgt dafür, dass Inhalte jederzeit für alle zugänglich sind, egal ob Sie einen Vertrag auf einem Laptop überprüfen oder während einer Besprechung in letzter Minute Aktualisierungen auf Ihrem Mobiltelefon vornehmen. Diese Flexibilität unterstützt die Nutzung von Remote-Arbeit, insbesondere bei Teams, die in den Bereichen Verlagswesen, Bildung und Marketing tätig sind.

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2. Online-Tools zum Verfassen von Dokumenten vereinfachen die Zusammenarbeit in Echtzeit

 Das Verfassen eines Blogbeitrags oder das Erstellen eines komplexen Berichts erfordert häufig die Verwaltung mehrerer Dokumentversionen und die Nachverfolgung von Feedback. Den Unterschied zwischen dem Online-Verfassen und der Verwendung traditioneller Methoden können Sie sich am besten so vor Augen führen: Sie müssen eine Präsentation innerhalb kurzer Zeit fertigstellen und dabei das Feedback Ihres Teams einarbeiten. Ohne ein Online-Dokument würden Sie wertvolle Zeit mit dem Hin- und Her-Versenden von E-Mails verschwenden, was die Zusammenarbeit verlangsamt und das Risiko von Terminüberschreitungen erhöht.

Tools für das Online-Verfassen bringen buchstäblich alle auf den gleichen Stand und optimieren so den Prozess der Inhaltsüberprüfung Ihrer Dokumente.

Für die Zusammenarbeit in Echtzeit sollten Sie einen Online-Dokumenteneditor wählen, der folgende Funktionen bietet:

• Dokumentversionskontrolle, um Änderungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle an der aktuellsten Version arbeiten
• Tools für die visuelle Zusammenarbeit, um Ideen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich zu sammeln, zu kommentieren und zu organisieren und so eine interaktivere Teamarbeit zu ermöglichen
• Unternehmensweites File Sharing zum sicheren Speichern und Abrufen von Online-Dokumenten mit Teams, Kunden und Partnern

3. KI macht Tools für das Online-Verfassen wesentlich effizienter

Laut der Studie „State of AI at Work” von Asana nutzen 34 % der Knowledge Professionals künstliche Intelligenz (KI) zum Generieren vieler Arten von Inhalten, von Social-Media-Beiträgen bis hin zu Produktbeschreibungen. Das Erstellen von Inhalten ist eine der vielen Anwendungsmöglichkeiten von KI im Geschäftsleben. Diese Technologie zweifellos hat die Art und Weise, wie Teams Dokumente online verfassen, grundlegend verändert.

Durch die Integration von KI in Ihr System zur Dokumentenverwaltung können Sie Dokumente sofort entwerfen, Texte übersetzen, die Grammatik überprüfen und den Ton anpassen. Dies beschleunigt das Verfassen. Sie können KI auch verwenden, um lange Dokumente zusammenzufassen, Dateien schneller zu finden und Daten aus Ihren Inhalten zu analysieren, wodurch es einfacher wird, Erkenntnisse aus Berichten, Handbüchern und Besprechungsnotizen zu ziehen.

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4. Online-Verfassen mit cloudbasierten Plattformen für mehr Sicherheit

Wenn Sie ein Dokument online verfassen, müssen Sie es möglicherweise mit Lektor:Innen, Kolleg:Innen oder Kund:Innen teilen – dabei ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, dass private oder sensible Daten sicher bleiben und nicht in die falschen Hände geraten. Mit der richtigen cloudbasierten Plattform können Sie Dokumente vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff schützen, und zwar mit folgenden Optionen:

• Datei- und Ordnerberechtigungen, die den Zugriff auf Dokumente einschränken, indem sie steuern, wer sie anzeigen, bearbeiten oder freigeben darf.
• Passwortschutz, der Dokumente nur autorisierten Benutzern zugänglich macht, indem zum Öffnen einer Datei die korrekten Anmeldeinformationen erforderlich sind.
• Verschlüsselte Dokumentenfreigabe zum Schutz von Dokumenten, die zwischen Benutzern ausgetauscht werden, indem sie während der Übertragung und Speicherung für Unbefugte unlesbar gemacht werden.
• Digitale Wasserzeichen, die Dokumente mit einer eindeutigen Markierung versehen, um deren Verbreitung zu verhindern und die Quelle zurückzuverfolgen, falls jemand den Inhalt weitergibt.
• Prüfpfade für Dokumente, um alle an einem Dokument vorgenommenen Änderungen zu protokollieren und anzuzeigen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat, wodurch Transparenz und Verantwortlichkeit verbessert werden.

Wenn Sie Dokumente online erstellen, müssen Sie sich keine Gedanken über die Sicherung von Dateien machen, da Cloud-Plattformen Versionen automatisch an einem sicheren Ort speichern. Eine Strategie für die Datensicherung und -wiederherstellung ist für die Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung. Laut Forrester geben 72 % der Unternehmen an, dass digitale Dokumentenprozesse wie regelmäßige Backups ihnen helfen, die Kontinuität besser aufrechtzuerhalten, wenn sie mit Umständen wie Systemausfällen, Hardwarefehlern oder Cyberangriffen konfrontiert sind.

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5. Online-Dokumentenersteller vereinfachen eine Vielzahl von Anwendungsfällen

Es gibt kaum eine Art von Dokument, die Sie nicht online erstellen können. Einige cloudbasierte Lösungen bieten Vorlagen, die das Erstellen von Tagesordnungen für Besprechungen, Newslettern, Präsentationen, Briefen, Marketingmaterialien, Verkaufsmaterialien und Projektstatusdokumenten erleichtern. Sie können in Ihre Plattform sogar eine E-Signatur-Software integrieren und so die Genehmigung von Verträgen und den Unterzeichnungsprozess für wichtige Dokumente beschleunigen.

Sehen wir uns einige Beispiele dafür an, was Sie mit einem Online-Dokumenteneditor tun können:

Sehen Sie sich die besten Methoden zum Erstellen von Notizen an und strukturieren Sie Ihren Prozess des Verfassens.

Erstellen Sie Dokumente online mit Box zur Vereinfachung des Verfassens

Online zu verfassen ist mehr als bloßes Tippen. Es handelt sich um einen Prozess, der das Erstellen, Bearbeiten, Freigeben und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten umfasst. Mit Box erhalten Sie eine Komplettlösung, mit der Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Inhalte verwalten können. Unsere Intelligent Content Management-Plattform vereint Speicher, Dokumentenverwaltung, elektronische Signaturen, KI-gestützte Funktionen, Datensicherung und Zugriff über mobile Geräte von überall aus.

Sie wollen Ihre Online-Dokumente und Notizen verwalten? Box Notes ermöglicht den Zugriff und die Bearbeitung in Echtzeit, damit Ihre Ideen übersichtlich und griffbereit bleiben. Darüber hinaus schützen höchste Sicherheitsfunktionen und Compliance-Funktionen der Enterprise-Klasse – wie Verschlüsselung, starke Benutzerauthentifizierung und vektorbasierte Wasserzeichen – Ihre Dokumente vor Datenverstößen und geben Ihnen die Gewissheit, dass Ihre Inhalte den einschlägigen Vorschriften entsprechen.

Mit Box können Sie Ihre Inhalte in über 1.500 Anwendungen integrieren, darunter Microsoft 365, Google Workspace, Adobe Acrobat Reader und viele mehr. So können Sie Ihre Dokumente an einem Ort organisieren, Dateien schneller finden und KI zur Verbesserung der Inhaltserstellung nutzen.

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Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen