Cloud-Arbeitsbereich: Ein Leitfaden für kleine Unternehmen

Wer ein kleines oder mittelständisches Unternehmen führt, muss viele Softwareanwendungen unter einen Hut bringen, von CRM-Systemen bis hin zu Produktivitätssuiten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, generieren diese Apps eine riesige Menge an Daten, darunter Berichte und Tabellen, was es schwierig macht, den Überblick über wichtige Informationen zu behalten.

Wie können Sie also dafür sorgen, dass alles gut organisiert und leicht zu finden ist, ohne Zeit und Ressourcen zu verschwenden? Ein Cloud-Arbeitsbereich vereint alle Ihre Inhalte und Softwareanwendungen an einem sicheren, zentralen Ort, auf den Sie von überall aus zugreifen können – egal ob im Büro oder unterwegs. 

Sehen wir uns die wichtigsten Funktionen und Vorteile eines cloudbasierten Arbeitsbereichs sowie Best Practices für eine nahtlose Implementierung in Ihrem Unternehmen an.

Wesentliche Erkenntnisse:

• Ein Cloud-Arbeitsbereich zentralisiert Ihre Geschäftstools und Daten und sorgt dafür, dass alles organisiert, verfügbar und sicher ist, unabhängig davon, wo Ihre Teammitglieder arbeiten.
• Cloudbasierte Lösungen für Arbeitsbereiche bieten skalierbaren Speicherplatz, verbesserte Sicherheit und Automatisierung, um Abläufe zu vereinfachen und Unterbrechungen zu minimieren, während Ihr Unternehmen wächst.
• Box unterstützt kleine Unternehmen mit einer sicheren All-in-One-Cloud-Plattform, die robuste Integrationen, elektronische Signaturen und intelligente Tools für die unkomplizierte Verwaltung und den Schutz von Inhalten bietet.

Was ist ein Cloud-Arbeitsbereich?

Ein Cloud-Arbeitsbereich ist eine virtuelle Umgebung, in der Sie von Ihrem Computer, Smartphone oder jedem anderen Gerät mit Internetverbindung aus auf Anwendungen und Daten zugreifen, diese speichern und bearbeiten können. Sie können sich das Ganze wie eine digitale Desktop-Umgebung vorstellen, die in der Cloud gehostet wird und Tools für Kommunikation, Zusammenarbeit, Produktivität und vieles mehr integriert.

Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher die Zusammenarbeit Ihres Marketingteams wäre, wenn es auf allen zugelassenen Geräten schnell auf alle Tools, Dateien und Ressourcen zugreifen könnte. Sie könnten die Kampagnenerstellung und den Prozess der Überprüfung von Inhalten beschleunigen, ohne sich mit der Verwaltung mehrerer Tools oder verstreuten Informationen herumschlagen zu müssen. Aber virtuelle Arbeitsbereiche in der Cloud können noch weit mehr beitragen, wenn es um team- und aufgabenübergreifende Arbeit geht.

Arten von Cloud-Arbeitsbereichen

Gartner prognostiziert, dass die weltweiten Ausgaben für öffentliche Cloud-Dienste durch Privatpersonen und Unternehmen bis 2027 1 Billion US-Dollar übersteigen werden. Durch die Integration von Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) eröffnen cloudbasierte Plattformen ein neues Spektrum an Services, mit denen Sie Aufgaben wie die Erstellung von Inhalten und die Datenanalyse automatisieren können. 

Zu den gängigen Arten von Cloud-Arbeitsbereichen gehören:

• Systeme zur Dokumentenverwaltung: Plattformen zum sicheren Erstellen, Organisieren und Freigeben von Dateien mit Funktionen wie Versionskontrolle und erweiterter Suche.
• Virtuelle Desktop-Umgebungen (VDI): Dienste, die einen Remote-Zugriff auf Ihre Desktop-Oberfläche und -Anwendungen ermöglichen.
• Workspace-as-a-Service(WaaS)-Software: Lösungen, die virtuelle Desktops, integrierte Tools zur Zusammenarbeit, Cloud-Anwendungen und automatisierte Workflows kombinieren.
• Projektmanagement-Software: Tools, die dabei helfen, Aufgaben, Fristen und den Fortschritt des Teams zu überwachen und Projekte auf Kurs zu halten.
• Entwicklungs- und Testumgebungen: Auf Entwickler:Innen zugeschnittene digitale Arbeitsbereiche, einschließlich Tools für die Programmierung, das Testen und die Bereitstellung von Apps.
• Integrierte Business-Suiten: Systeme, die Produktivitätsanwendungen, Kommunikationswerkzeuge und CRM-Systeme in einem einzigen Arbeitsbereich zusammenführen.

Schauen Sie sich die Vorteile der Remote-Arbeit für Unternehmen näher an.

Welche Vorteile bietet ein digitaler Arbeitsbereich in der Cloud?

Die Einführung eines digitalen Arbeitsbereichs in der Cloud ermöglicht nicht nur das „Anywhere Office“, sondern verschafft kleinen Unternehmen auch Kosteneffizienz, da weniger physischer Büroraum benötigt und die IT-Verwaltung vereinfacht wird. Wenn Ihr Ziel allerdings darin besteht, das Wachstum Ihres Unternehmens voranzutreiben, sollten Sie vor der Auswahl der richtigen Plattform noch einige weitere Vorteile berücksichtigen.

Alt-Text: Vorteile eines cloudbasierten Arbeitsbereichs

• Zugriff auf Daten: Stellen Sie sich vor, Ihr Team muss unterwegs, bei einem Kundengespräch oder sogar im Urlaub auf eine wichtige Datei zugreifen. Mit einem virtuellen Arbeitsbereich in der Cloud ist diese Datei immer verfügbar. Diese Flexibilität löst das Problem des eingeschränkten Zugriffs auf Unternehmensressourcen bei der Arbeit von zu Hause aus, beim Austausch von Dateien mit Kund:Innen oder auf Geschäftsreisen.
• Skalierbarkeit: In einem Cloud-Arbeitsbereich müssen Sie sich keine Gedanken über die Verwaltung von Speicherplatzbeschränkungen oder das ständige Hinzufügen neuer Tools machen. Stattdessen können Sie Ihre Cloud-Speicherplattform ganz einfach upgraden und sofort die Apps, die Sie zur Unterstützung Ihrer Abläufe benötigen, damit verbinden. So können Sie sich an veränderte Anforderungen anpassen, ohne sich mit einer lokalen Infrastruktur befassen zu müssen, die kostspielig und zeitaufwendig sein kann und oft Integrationsbeschränkungen unterliegt.
• Mehr Sicherheit: Geschäftsarbeitsbereiche nutzen eine zuverlässige Infrastruktur, die mit Verschlüsselung, fortschrittlicher Authentifizierung und granularen Zugriffskontrollen dazu beiträgt, die Sicherheitsrisiken in der Cloud zu beherrschen. Mit diesen Maßnahmen verbessern Sie Ihren Schutz vor Datenverlusten und Sicherheitsverletzungen, die kleinen Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen schwer zusetzen können.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Remote-Arbeitsbereiche in der Cloud bieten Funktionen für Kommunikation, File Sharing und gemeinsame Bearbeitung und erleichtern so die Teamarbeit und die Abstimmung zwischen Teams und Abteilungen. Sie können Prioritäten per Instant Messaging erörtern, virtuelle Meetings per Videokonferenz abhalten oder Ihre Projekte mit Tools für die visuelle Zusammenarbeit verwalten, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Entdecken Sie Tools und Best Practices für eine effektive Zusammenarbeit in kleinen Unternehmen.

Gängige Merkmale eines cloudbasierten virtuellen Arbeitsbereichs

Laut dem „2024 State of the Cloud Report” von Flexera nutzen kleine Unternehmen die Cloud von allen Unternehmenssegmenten am intensivsten: 61 % ihrer Workloads werden in der öffentlichen Cloud ausgeführt. Der Grund dafür liegt auf der Hand. Virtuelle Arbeitsbereiche bieten zahlreiche Funktionen wie mobilen Zugriff und Aufgabenautomatisierung, die es einfacher machen, die Produktivität des Teams zu steigern und den Betrieb zu skalieren.

Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen eines digitalen Arbeitsbereichs in der Cloud.

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Implementierung Ihres geschäftlichen Arbeitsbereichs: Was Sie wissen müssen

Die Auswahl der richtigen Cloud-Infrastruktur kann Ihnen von Anfang an viel Zeit und Stress ersparen. Wir haben drei wichtige Strategien zusammengestellt, die Sie bei der Implementierung einer Cloud-Workstation oder einer virtuellen Umgebung beachten sollten.

1. Die Wahl des richtigen Cloud-Desktop-Dienstes vereinfacht die Einrichtung und Skalierung

Halten Sie Ausschau nach einem Cloud-Desktop-Dienst, der einfache Anpassungsmöglichkeiten, kontinuierlichen Support und Ressourcen bietet, damit Sie alle Herausforderungen meistern können. Auf diese Weise können Sie sich schnell an Veränderungen anpassen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Hier sind einige Fragen, die Ihnen bei diesem Prozess helfen können:

• Wie einfach lässt sich die Plattform mit Ihrem Unternehmen skalieren? Stellen Sie sicher, dass Sie im Arbeitsbereich weitere Benutzer hinzufügen oder Ihre Cloud-Speicherkapazität erweitern können.
• Ist das System benutzerfreundlich für Ihr Team? Bewerten Sie, wie einfach es für Ihr Team sein wird, sich mit der Cloud-Desktop-Lösung vertraut zu machen. Ein Dienst, der nur minimale Schulungen erfordert, reduziert Ausfallzeiten und steigert die Produktivität von Anfang an.
• Welche Art von Lösung bietet der Dienst? Prüfen Sie, ob die Plattform die von Ihnen benötigten spezifischen Funktionen bietet, wie z. B. Content Management, virtuelle Datenräume oder Remote-Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit.

Entdecken Sie die Vorteile von Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit.

2. Die Integration Ihres virtuellen Cloud-Desktops in bestehende Tools minimiert Unterbrechungen und steigert die Produktivität.

Ein Bericht von Salesforce zeigt, dass 46 % der Führungskräfte kleiner Unternehmen sich von zu vielen Business-Tools überfordert fühlen, während 53 % sagen, dass die Daten auf diesen Plattformen oft inkonsistent sind. Durch die Verbindung Ihres Desktops in der Cloud mit den Tools, die Ihr Team bereits verwendet, beseitigen Sie Silos und sorgen für einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen, sodass die Teams aufeinander eingespielt und effizient arbeiten können.

3. Regelmäßige Datensicherungen verhindern Datenverluste bei unerwarteten Störungen oder Ausfällen

Datenverlust kann eine erhebliche Bedrohung für jedes Unternehmen darstellen. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen, die möglicherweise nicht über die erforderlichen IT-Ressourcen verfügen, um Hardwareausfälle oder Naturkatastrophen unbeschadet zu überstehen. Virtuelle Cloud-Desktops bieten automatisierte Backups, sodass Sie im Falle eines Ausfalls oder einer anderen unerwarteten Unterbrechung Ihre Arbeit schnell wiederherstellen und mit minimalen Auswirkungen fortsetzen können.

Sicherer, intelligenter cloudbasierter Arbeitsbereich mit Box

Box ist eine cloudbasierte Plattform zum Erstellen, Speichern, Bearbeiten und Sichern Ihrer Dateien. Mit Intelligenten Content Management profitieren Sie von unbegrenztem Speicherplatz, KI-gestützten Funktionen und Zusammenarbeit. Außerdem können Sie Geschäftsprozesse vereinfachen und den Wert Ihrer Inhalte optimal ausschöpfen.

Box für kleine Unternehmen unterstützt kleine Unternehmen jeder Größe mit Funktionen für das File Sharing, elektronische Signaturen und robusten Sicherheitsfunktionen wie AES-256-Bit-Verschlüsselung bei der Speicherung und Übertragung, starker Benutzerauthentifizierung und Berechtigungsrollen, um Ihre sensiblen Daten zu schützen und eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen.[3]

Mit Box-Integrationen verwalten Sie Ihre Inhalte in über 1.500 Apps, sodass alles, was Sie für effizientes Arbeiten benötigen – Dateien, Updates und Workflows – an einem Ort verbunden und verfügbar bleibt.

Kontaktieren Sie uns und wir besprechen gemeinsam die besten Cloud-Arbeitsbereich-Lösungen für Ihr wachsendes Unternehmen.

* Wir setzen uns stetig dafür ein, Produkte und Services mit Datenschutz, Sicherheit und Compliance höchsten Grades anzubieten. Dennoch stellen die Informationen in diesem Blogbeitrag keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und bestehenden Kund:Innen dringend, bei der Beurteilung von Compliance nach geltendem Recht eigene Sorgfaltsprüfungen durchzuführen.