Collaboration sécurisée : bonnes pratiques de partage de liens
Le partage de liens en ligne avec des collègues et des clients fait partie des tâches courantes que la plupart des gens font sans y penser. En fin de journée, vous avez peut-être envoyé tellement de contenus, contrats, présentations, comptes-rendus de réunion, éléments de design, etc., que vous ne savez plus avec qui vous avez partagé tel ou tel lien.
Et si vous partagez des données confidentielles via un lien public (ou les envoyez par erreur à la mauvaise personne), des utilisateurs non autorisés pourraient accéder à des informations sensibles, avec un impact potentiel sur la réputation, la situation financière ou même la conformité légale de votre organisation, une situation pouvant entraîner des risques involontaires et des inefficacités, en particulier lorsque les ressources sont limitées.
Pour protéger votre contenu contre les violations de données et les menaces de sécurité dans le cloud, consultez ce guide des bonnes pratiques de partage de liens afin de sécuriser vos contenus tout en favorisant la collaboration avec vos parties prenantes.
Qu'est-ce que le partage de liens ?
Le partage de liens consiste à envoyer des URL à d'autres personnes via des solutions de gestion de contenu, des e-mails, des réseaux sociaux ou des applications de messagerie. Les URL pointent vers un élément de contenu numérique tel qu'un document, une vidéo ou une image, et ceux qui reçoivent un lien vers un fichier peuvent l'ouvrir. Le partage de liens peut aller du simple envoi d'une URL de site Web à l'accès à des fichiers sensibles stockés dans le cloud, tels que des contrats ou des rapports internes, ce qui nécessite des mesures de sécurité supplémentaires pour protéger le contenu contre tout accès non autorisé.
Vous pouvez utiliser le partage de liens pour :
- Donner accès aux ressources du projet à des partenaires internes ou externes
- Envoyer des documents pour révision ou signature
- Intégrer de nouveaux membres de l'équipe
- Envoyer des livrables à vos clients
- Recueillir des commentaires sur les conceptions ou les vidéos
Bien que cela puisse sembler une pratique simple, le partage de lien facilite, par exemple,la réalisation d'un rapport annuel complexe pour un personnel distribué. Il élimine également les allers-retours de pièces jointes lorsque les chefs de projet ou d'entreprise doivent approuver les modifications en temps réel. Mais avant d'aborder les bonnes pratiques de partage de liens pour un échange de contenu sécurisé, voyons d'abord comment ce processus fonctionne en général.
Comment fonctionne le partage de liens ?
Le fonctionnement du partage de liens dépend à la fois du contenu partagé et de la plate-forme utilisée. En effet, partager un lien vers un rapport confidentiel stocké dans votre système de gestion documentaire est très différent d'un simple échange d'URL publiques par messagerie. Il est important de comprendre ces étapes pour garder le contrôle sur votre contenu partagé.
Voici les étapes à suivre pour créer un lien partageable pour le contenu de votre stockage et l'envoyer en ligne.
- Génération du lien : Pour commencer, vous créez un lien pour un fichier ou un dossier spécifique, souvent via une plate-forme de stockage cloud. L'URL peut donner un accès direct ou permettre aux destinataires de demander l'autorisation d'afficher le contenu.
- Définition des autorisations : Définissez ensuite le niveau d'accès au lien partagé, y compris l'autorisation d'afficher, de modifier, de commenter, de télécharger, de partager, et même d'ouvrir un fichier. Par exemple, certains liens nécessitent une clé de déchiffrement (un code supplémentaire qui déverrouille le contenu chiffré) pour que l'utilisateur puisse ouvrir un document restreint. Les entreprises utilisent souvent cette mesure pour protéger les données financières et autres contenus sensibles.
- Distribution du lien : Vous pouvez envoyer un lien par e-mail, via des applications de messagerie ou via une plate-forme de partage de fichiers sécurisée. Une fois que vous l'avez transmis, toute personne autorisée peut accéder au contenu.
Certaines solutions de gestion de contenu d'entreprise fournissent des étapes supplémentaires pour personnaliser l'expérience, telles que la personnalisation de l'URL pour la rendre plus conviviale, ou le suivi des utilisateurs ayant accédé au lien et à quel moment. Ces fonctionnalités sont utiles lorsque vous avez besoin d'un processus transparent avec un contrôle total sur la sécurité du contenu.
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Bonnes pratiques pour un partage de liens simple et sécurisé
Qu'il s'agisse de collaborer sur des stratégies, des propositions ou des calendriers de projet, assurez-vous que les données que vous partagez via le lien restent sécurisées et accessibles pour vos partenaires. Voici comment.
1. Choisissez une application de partage de liens pour envoyer des fichiers où que vous soyez
Supposons que vous deviez rationaliser la validation d'un contrat juridique, mais que les signataires travaillent à distance, dans des bureaux différents, ou ne soient tout simplement pas disponibles pour signer en personne. Une application de partage de liens leur permet d'accélérer le processus de révision de contenu à partir de leurs périphériques mobiles, ce qui est particulièrement utile lorsqu'ils doivent faire face à des délais serrés ou apporter des modifications de dernière minute avant une réunion avec un client.
2. Stockez du contenu dans le cloud pour partager des ressources volumineuses à grande échelle.
Selon le rapport State of Video de Wistia, 78 % des entreprises prévoient de créer davantage de vidéos pour promouvoir leurs produits, leurs marques et leurs initiatives marketing. Pour ce faire, vous avez besoin d'une solution de stockage de données évolutive qui vous permet de charger des fichiers de toute taille sans sacrifier la vitesse ni dépasser la capacité.
Les solutions cloud vous permettent d' héberger des fichiers volumineux et de partager des liens sans surcharger votre système de messagerie. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous gérez des images et des vidéos haute résolution ou des rapports complets.
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3. Sécurisez vos documents grâce au chiffrement et à la protection par mot de passe.
La gestion des données sensibles, telles que les informations personnelles identifiables (PII) ou les dossiers médicaux, nécessite des contrôles de sécurité rigoureux pour protéger un lien partagé contre les cybermenaces. Selon le rapport State of Data and Analytics de Salesforce, 78 % des responsables de l'informatique et de l'analyse ont déclaré que leur entreprise avait du mal à aligner les données sur les priorités commerciales, principalement en raison de préoccupations liées à la sécurité.
À mesure que de plus en plus de sources de données et de technologies émergent, les risques suivent. Le chiffrement des fichiers avant leur partage via des liens permet de protéger les documents sensibles contre les violations, en convertissant les données dans un format auquel seules les personnes disposant de la clé de déchiffrement ou du mot de passe appropriés peuvent accéder. La protection des fichiers par mot de passe peut également constituer une stratégie pour partager des données sensibles avec une personne extérieure à votre entreprise. Mais le chiffrement constitue votre première ligne de défense contre les accès non autorisés.
4. Définissez des niveaux d'autorisation granulaires pour les utilisateurs du lien
Tout le monde n'a pas besoin du même niveau d'accès. En définissant des niveaux d'autorisation granulaires, vous pouvez choisir qui peut afficher, modifier ou commenter le contenu de votre lien partagé. Cela réduit le risque que quelqu'un modifie ou supprime accidentellement des informations, ce qui pourrait avoir un impact sur le flux de travail de toute l'équipe ou les résultats du projet.
Des autorisations mal configurées peuvent entraîner une exposition accidentelle des données sensibles. Il est donc essentiel de restreindre l'accès en fonction de besoins spécifiques. Par exemple, les équipes marketing peuvent avoir besoin de modifier l'accès aux supports de campagne en cours, tandis que les clients peuvent uniquement avoir besoin d'une autorisation pour afficher les fichiers finaux. Vous pouvez même définir des dates d'expiration pour vous assurer que votre contenu est disponible pendant une durée limitée, empêchant ainsi tout accès non autorisé une fois le projet terminé.
Avec certaines plates-formes de partage de liens, vous pouvez également utiliser le suivi des accès pour identifier les modèles d'accès et détecter rapidement toute tentative soudaine de consultation d'informations sensibles. Cette visibilité vous aide à ajuster les autorisations lorsque cela est nécessaire, en assurant la sécurité de vos données sensibles.
5. Restez en conformité avec les réglementations sur le partage de liens.
La collaboration dans le secteur de la santé ne serait pas possible sans le partage sécurisé des liens, car les secteurs soumis à des réglementations strictes doivent respecter les normes de confidentialité des données telles que le RGPD, le CCPA et l' HIPAA. La conformité exige la protection des dossiers et des fichiers partagés contre les utilisateurs non autorisés, par exemple en mettant en œuvre des mesures telles que des contrôles d'accès et un chiffrement renforcés.
N'oubliez pas de vérifier vos paramètres de lien pour empêcher les options de partage par défaut qui permettent à toute personne disposant du lien d'accéder à vos données sensibles.
6. Appliquez l'authentification multifactorielle pour les utilisateurs externes.
Le partage de fichiers en entreprise s'appuie souvent sur des règles et des contrôles rigoureux pour prévenir les incidents de sécurité, mais lorsqu'un lien est partagé avec une personne utilisant un compte personnel, le niveau de protection peut être moindre. Selon le rapport State of SaaS Security de Valence en 2024, 46 % des partages de données externes proviennent d'entreprises et de comptes personnels non professionnels.
Ces informations d'identification comportent généralement des mots de passe vulnérables. Par conséquent, la mise en œuvre de l'authentification multifactorielle (MFA) pour les collaborateurs externes permet de réduire les risques associés aux mots de passe peu sécurisés. La MFA ajoute une étape supplémentaire, comme un code par SMS ou e-mail, pour empêcher tout accès non autorisé à partir de mots de passe volés ou compromis. En ajoutant une couche de sécurité supplémentaire, la MFA vous aide à protéger votre contenu contre les accès non autorisés, même si les mots de passe sont compromis.
Les plates-formes de partage de fichiers dotées de contrôles de sécurité avancés offrent cette fonctionnalité pour protéger la distribution de votre contenu. Il est essentiel d'informer vos partenaires externes sur le fonctionnement de cette mesure de sécurité et son importance lorsque vous accédez à des liens partagés depuis votre entreprise. Grâce aux plates-formes d'Intelligent Content Management, vous pouvez créer des dossiers qui rendent les fichiers sensibles accessibles uniquement au bon public, grâce à des processus d'authentification solides.
Gérez et protégez vos liens partagés avec Box
Box offre une plate-forme unique pour la création, le téléchargement, l'édition et la collaboration sur des fichiers. Avec l' Intelligent Content Management, vous bénéficiez du stockage, du partage, de la fonction de signature électronique, de la gestion du contenu mobile et d'une sécurité de qualité professionnelle pour protéger vos informations sensibles. De plus, vous pouvez connecter votre contenu à plus de 1 500 intégrations.
Des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, le chiffrement des fichiers et l'authentification avancée vous permettent de protéger les données et de les rendre accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés. Ainsi, vous pouvez partager vos liens en toute confiance, en sachant que vos informations sont protégées et conformes aux normes du secteur.
Grâce à une source unique de données fiables pour vos documents et fichiers, vous simplifiez les flux de travail, maintenez les informations à jour et organisez les données afin d'en exploiter pleinement la valeur.
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*Bien que nous affirmions notre engagement inébranlable de proposer des produits et services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.