Quelle est la meilleure façon de partager des fichiers avec les clients ?

Le partage de fichiers avec vos clients n'est pas toujours simple. Les limitations de taille des fichiers, les problèmes de compatibilité et un contrôle d'accès inadéquat peuvent entraîner des interruptions de flux de travail, des violations de données et des revers financiers. Vous avez besoin d'une méthode de partage de fichiers en ligne fiable et sécurisée pour protéger votre entreprise contre ces risques.

Examinons les différents défis du partage de documents en ligne et découvrons pourquoi le cloud est le meilleur moyen de partager des fichiers avec les clients.

Qu'est-ce que le partage de documents avec les clients ?

Le partage de documents avec les clients leur donne accès à différents types de documents, tels que des propositions commerciales, des contrats, des factures, des rapports, des documents marketing, et bien plus encore.

Vous pouvez utiliser différentes méthodes pour envoyer ces fichiers aux clients :

• Pièces jointes
• Clés USB physiques
• Services de File Transfer Protocol (FTP)
• Plates-formes de chat en ligne
• Services de partage cloud

Gardez simplement à l'esprit les défis courants liés à la gestion documentaire.

Partage de documents avec les clients : pourquoi le cloud est la meilleure solution

Les solutions de partage de fichiers dans le cloud offrent une sécurité solide, tout en vous permettant, ainsi qu'à vos clients, d'accéder aux documents où que vous soyez.

Passons en revue les quatre principales raisons d'utiliser les services de partage de fichiers en ligne basés sur le cloud.

1. Sécurité et conformité des données améliorées

Les outils cloud sécurisés offrent des fonctionnalités telles que le chiffrement des données (pour les fichiers en transit et au repos) et des contrôles d'accès granulaires pour garantir que vos clients n'accèdent qu'aux données qui les concernent, y compris à des dossiers spécifiques. Vous pouvez également ajuster vos autorisations d'utilisateur interne, en définissant ce qui peut être partagé et le niveau de contrôle des administrateurs sur leurs comptes.

La sécurité renforcée est importante car, selon un rapport de Verizon, 68 % des violations de données impliquent un facteur humain non malveillant, par exemple lorsque des individus partagent des informations sensibles par erreur.

Même si vous n'envoyez pas les fichiers immédiatement et que vous avez simplement besoin de les archiver, des fonctionnalités de gouvernance des données, telles que les règles de conservation et les contrôles avancés de la corbeille, vous aident à gérer le cycle de vie de votre contenu, tout en assurant la conformité avec les réglementations sectorielles spécifiques et les normes internationales en matière de confidentialité. Les hôpitaux, par exemple, respectent les exigences de la loi HIPAA en matière de sécurisation des informations de santé protégées.

Les plates-formes de partage de documents dans le cloud fournissent également des pistes d'audit et des informations sur l'activité des documents, afin que vous puissiez déterminer si votre client a consulté, téléchargé le contenu ou interagi avec lui. De plus, les rapports de journaux de sécurité peuvent vous aider à détecter et à résoudre les problèmes indiquant une compromission de compte, tels que :

• Activités suspectes des utilisateurs
• Échec de plusieurs tentatives de connexion
• Modifications des paramètres (par exemple, désactivation de l'authentification multifactorielle)

Découvrez les bonnes pratiques en matière de prévention des fuites de données.

2. Fonctionnalités de collaboration et commodité améliorées

L'envoi de documents dans le cloud facilite le processus pour vos clients, en leur permettant d'accéder à des fichiers et, si nécessaire, de collaborer sur ceux-ci à tout moment et en tout lieu. En comparaison, le FTP nécessite un logiciel supplémentaire et les pièces jointes peuvent être marquées comme spam.

Un flux de travail basé sur le cloud simplifie également la collaboration. Avec le partage centralisé des fichiers clients et la possibilité de laisser des commentaires et des retours, toutes les parties prenantes peuvent fournir des contributions, suivre les modifications et approuver le contenu en temps réel, rationalisant ainsi le processus de révision et éliminant les problèmes de contrôle des versions.

Découvrez les principalesfonctionnalités des outils de travail collaboratif dans le cloud. 

3. Évolutivité et économies

Le partage de documents client dans le cloud est économique, ce qui réduit vos besoins en stockage physique et les frais informatiques supplémentaires. Les modèles basés sur un abonnement vous permettent de payer uniquement ce que vous utilisez, ce qui facilite l'évolution à votre propre rythme. Plus besoin d'investir dans des serveurs coûteux ni de se soucier de la maintenance du matériel : votre fournisseur de services cloud s'occupe de tout, de la gestion à la maintenance.

Grâce au stockage de données évolutif dans le cloud, vous n'aurez pas à vous inquiéter de la taille des fichiers ni du nombre de documents partagés. Que vous envoyiez un catalogue de produits haute résolution ou un rapport de mille pages, le cloud le gère sans difficulté, ce qui en fait le meilleur moyen de transférer des fichiers volumineux avec des clients. Grâce à cette flexibilité, vous pouvez vous concentrer sur la création de valeur sans être ralenti par des limites techniques.

4. Automatisation du flux de travail

Les plates-formes de partage de documents dans le cloud s'intègrent aux outils et systèmes que vous utilisez déjà, ce qui vous permet de renforcer la collaboration sans configuration complexe et de simplifier vos processus grâce à l'automatisation des flux de travail numériques.

Imaginez que vous intégriez un nouveau client pour votre société de services professionnels. L'intégration de votre plate-forme cloud à un CRM comme Salesforce rend le processus intuitif, vous permettant d'envoyer des demandes de validation électronique, de faciliter les commentaires en temps réel et de stocker automatiquement les documents terminés dans le cloud, le tout au sein d'un même écosystème. Une fois l'intégration terminée, le système envoie les reçus à votre client et aux membres désignés de l'équipe, en assurant une communication fluide et une compréhension commune.

Bénéficiez d'un partage de fichiers sécurisé avec les clients

Box offre une plate-forme de collaboration centralisée et sécurisée pour créer, stocker, modifier et partager dans le cloud. L'Intelligent Content Management s'intègre à vos flux de travail existants et est compatible avec plus de 1 500 applications.

Envoyez facilement tous types de fichiers à vos clients, qui peuvent les prévisualiser, les modifier, les commenter ou les télécharger sur n'importe quel périphérique, avec ou sans compte Box. Vous pouvez également demander des signatures avec Box Sign et acheminer automatiquement les documents signés vers des dossiers spécifiques grâce aux automatisations Box Relay.

Le chiffrement, les sept rôles de partage conviviaux, les contrôles d'accès robustes et la détection des menaces contribuent à protéger votre flux d'informations et à réduire le risque que vos documents tombent entre de mauvaises mains. Vous pouvez créer des dates d'expiration sur les fichiers partagés, activer la protection par mot de passe facultative, etc.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir pourquoi l'utilisation de Box est la meilleure façon de partager des fichiers avec vos clients.

*Bien que nous affirmions notre engagement inébranlable de proposer des produits et services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.