Les processus gouvernementaux essentiels sont entravés par des systèmes et des technologies obsolètes

Dans l'ensemble, le gouvernement américain présente une hiérarchie logique composée de villes, de comtés, d'États et d'agences fédérales. Et il y a également Washington D.C. « Ce n'est pas seulement une ville, un pays ou un État. Il s'agit des trois à la fois », explique Chris Tonjes, DSI au sein du Bureau du procureur général de Washington D.C. « Le gouvernement de Washington D.C. est en charge des trois entités. » Washington D.C. est également le siège du gouvernement fédéral américain, avec une population qui évolue régulièrement au gré des changements d'administration.

Cette situation est plutôt complexe, notamment lorsqu'il s'agit d'affaires judiciaires. Le Bureau du procureur général du district de Columbia, qui fournit des conseils juridiques aux administrations gouvernementales du district et protège les intérêts des résidents, représente le huitième plus grand bureau du pays. L'objectif du Bureau du procureur général est de devenir le cabinet juridique public le plus efficace et le plus respecté du pays. Pour faire de cette ambition une réalité, ses dirigeants tels que Chris Tonjes sont actuellement en train d'établir une pile technologique.

En remplaçant les processus obsolètes, tels que le partage des preuves et la collecte de signatures, par une plateforme d'Intelligent Content Management, le Bureau du procureur général a mis en place un espace de travail numérique sans papier pour ses 450 avocats et 350 membres du personnel d'assistance. De plus, grâce à Box, le Bureau peut tirer parti de différentes intégrations stratégiques : Microsoft 365, Salesforce, Adobe Sign, Abacus, Canon Scan, et Zoom. Chris Tonjes est à la tête de cette révolution numérique au sein du Bureau du procureur général, qui s'étend des tâches de base, comme la collaboration sur des fichiers dans le cloud, à la technologie de pointe telle que l'intelligence artificielle.

Accélérer les paiements en matière d'aide à l'enfance pour 45 000 enfants

Lorsqu'une personne demande une aide à l'enfance à Washington D.C., un processus qui prenait auparavant beaucoup de temps se met en place. « Il s'agissait du plus ancien système existant du gouvernement du district, vieux de 40 ans et entièrement sur papier », précise Chris Tonjes. En plus d'être inefficaces, ces processus obsolètes généraient également de nombreux risques :

• la plateforme technologique sur laquelle reposait le système était tellement obsolète que seulement une poignée de clients à travers le monde continuait de l'utiliser. De plus, l'assistance en matière de fournisseurs était en train de disparaître ;
• un grand nombre de personnes en charge du système en interne occupaient leur poste depuis des dizaines d'années et étaient également sur le point de partir à la retraite ;
• l'ancien système n'était pas du tout conçu pour lutter contre les risques modernes en matière de cybersécurité.

Chris Tonjes ajoute : « L'ancienne technologie laissait la possibilité aux pirates d'exploiter les faiblesses du système. Ici, cela concernait principalement les informations personnelles identifiables des enfants et des familles. »

C'est dans ce contexte que s'inscrit la restructuration complète du système d'aide à l'enfance du district, que Chris Tonjes a réussi à mettre en place en un peu plus de trois mois, et ce même en pleine pandémie, grâce au partenariat avec Box. L'ensemble du processus judiciaire lié aux pensions alimentaires pour enfants a été transféré dans un dépôt électronique unique, sécurisé et conforme, et les flux de travail ont été accélérés grâce à Box Relay.

« Nous avons pu obtenir ces résultats car nous n'avions pas besoin d'écrire de code », explique Chris Tonjes. « Nous devions simplement collaborer avec nos utilisateurs professionnels afin de les aider à comprendre le processus, essayer de nouvelles idées de conception et être capable de fournir la technologie Box nécessaire. »

Possibilité de connexion à des plateformes stratégiques telles que Salesforce et Microsoft 365

Les plus de 1 500 intégrations transparentes de Box ont été l'une des raisons pour lesquelles l'OAG a pu moderniser si rapidement le système de support enfant. Salesforce constitue la principale intégration du système, qui permet aux différentes parties prenantes (familles, avocats, juges, gestionnaires de dossiers, etc.) d'accéder aux dossiers spécifiques dont ils ont besoin.

« La connexion entre Box et Salesforce a été un véritable jeu d'enfant, car l'intégration native existait déjà », précise Chris Tonjes. « Nous avons été confrontés à très peu d'obstacles et avons pu profiter des meilleures opportunités en matière d'innovation. »

L'intégration d'outils essentiels à l'activité a permis au Bureau du procureur général de mettre en place un système fluide pour les litiges liés aux pensions alimentaires, ce qui n'est qu'un exemple parmi d'autres du fonctionnement de l'agence.

Plus de 700 000 résidents mieux protégés

Le Bureau du procureur général engage également des poursuites en cas de délits commis au sein du district, notamment les cas de maltraitance et de négligence sur enfants, gère un programme agressif de protection des consommateurs et fournit des conseils juridiques aux agences gouvernementales du district. De toutes les manières possibles, les plus de 700 000 habitants de Washington D.C. comptent sur l'agence pour assurer leur sécurité et veiller à ce que justice soit rendue.

Avant l'adoption de l'Intelligent Content Management, le Bureau du procureur général avait du mal à accompagner les avocats et le personnel dans les procédures préalables et postérieures aux procès, y compris pour des tâches élémentaires comme l'examen des preuves. Les anciens processus de partage de fichiers sur site et SharePoint ne permettaient pas d'effectuer les intégrations dont les avocats avaient besoin. De plus, ces solutions étaient trop complexes en matière de collaboration interne et externe ; elles étaient trop difficiles à gérer pour le service informatique.

Grâce à la couche de contenu unifié de l'écosystème cloud performant Box, la prestation de services juridiques s'est améliorée, car les avocats et les employés peuvent se concentrer sur leur travail et non sur la recherche d'informations. Depuis, la productivité a augmenté et la charge de travail du service informatique est moindre. De plus, grâce à une sécurité et une conformité intégrées, les risques ont été réduits.

Voici quelques exemples concrets de l'utilisation actuelle de Box par le Bureau du procureur général :

• Collaboration interorganismes : la Cour supérieure de Washington D.C., le principal tribunal chargé des affaires civiles et pénales de la ville, dispose désormais d'un programme de preuve électronique permettant de partager les preuves du procès avec le juge et d'autres parties prenantes (et non plus par le biais de DVD gravés ou de documents papiers envoyés par FedEx)
• Gestion de la conservation : la conservation automatique des fichiers a permis à l'ensemble de l'équipe du Bureau du procureur général d'éliminer la plupart des systèmes de stockage de fichiers sur site et les remplacera bientôt tous
• Gestion des fournisseurs : le remplacement d'un processus manuel laborieux par une application d'intelligence artificielle personnalisée permet au Bureau du procureur général de détecter automatiquement les doublons de facturation dans les factures des fournisseurs

Le Bureau du procureur général s'est transformé en une organisation dotée de processus électroniques rationalisés qui accélèrent les résultats et protègent davantage le contenu. Tonjes déclare à propos de Box : « Cela a été révolutionnaire en permettant aux utilisateurs de respecter les délais des tribunaux et de travailler sur des litiges complexes. »

Des intégrations qui participent à la quête de justice

En plus de la justice pénale, l'OAG s'engage à améliorer la vie des résidents sur les questions quotidiennes et s'appuie sur l'Intelligent Content Management pour y parvenir.

« Nous disposons d'un contrôle et d'une visibilité plus importants sur les éléments que nous stockons dans Box qu'auparavant et ces derniers sont beaucoup plus sécurisés », ajoute Chris Tonjes concernant le partenariat avec Box. « Ce partenariat s'est avéré très rentable pour nous. »

Avec des intégrations dans Box qui alimentent les tâches quotidiennes, les agences gouvernementales telles que l'OAG sont mieux équipées pour servir les résidents et promouvoir la cause de la justice.

« [Box] a été révolutionnaire en permettant aux utilisateurs de respecter les délais des tribunaux et de travailler sur des litiges complexes. »