Entwicklung durch Akquisitionen – Jahrzehnt für Jahrzehnt

Broadcom blickt auf eine über 60-jährige Geschichte zurück und ist eine Institution in der Halbleiterbranche. Ursprünglich war das Unternehmen die Halbleitersparte von HP, wurde dann in Agilent Technologies ausgegliedert, als Avago veräußert. In der Folge wurden mehrere Unternehmen übernommen, und schließlich entstand im Zuge einer dieser Übernahmen Broadcom. Vor kurzem hat das Unternehmen CA Technologies, Symantec und VMware übernommen. Aus dem traditionsreichen Hardwarehersteller wurde damit auch ein Softwareunternehmen.
Broadcom ist derzeit in 68 Ländern aktiv und beschäftigt über 50.000 Mitarbeiter:Innen, von denen ein erheblicher Anteil in der Forschung und Entwicklung tätig ist.

Stanley Toh, Head of Enterprise End User Services and Experience, ist für Technologieentscheidungen zuständig. Zu seinem Verantwortungsbereich gehören Identitäts- und Zugriffsmanagement, Kundenservice, IT-Support, Compliance-Audits, alle mitarbeiterbezogenen Technologien sowie alle Aspekte der Zusammenarbeit. Angesichts der weltweit verstreuten Mitarbeiter:Innen ist für Toh „Technologie sehr wichtig, da sie die Effizienz der Mitarbeiter:Innen steigert und die Zusammenarbeit verbessert“.

Broadcom ist vor mehr als 10 Jahren zu Box gewechselt, unter anderem, um diese Mitarbeiter:Innen im Bereich Forschung und Entwicklung bei der täglichen Zusammenarbeit auf der ganzen Welt besser zu unterstützen. Die Arbeit dieser Entwickler:Innen ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg der Akquisitionsstrategie von Broadcom, die Stärke der Sicherheitsmaßnahmen und die Effizienz der unternehmensweiten Workflows. Die Partnerschaft mit Box, die sich auf alle Aspekte im Zusammenhang mit Inhalten erstreckt, hat in all diesen Bereichen eine entscheidende Rolle gespielt.

Sämtliche M&A-Projekte erfolgreich steuern mit Box Consulting

In Zusammenarbeit mit Box Consulting hat Broadcom die führende Plattform für Intelligen Content Management auf innovative Weise implementiert. Oder, wie Toh sagt: „Wenn Sie ein besonderes Projekt auf Box durchführen möchten, an wen wenden Sie sich? Sie wenden sich an die Expert:Innen – Box Consulting.“

Im Rahmen von Fusionen und Übernahmen übernimmt Broadcom eine große Menge unstrukturierter Daten, die integriert werden müssen – von Budget-Tabellen über Marketing-Assets bis hin zu Dokumenten für die Onboarding-Prozesse im Personalwesen und allem, was dazwischen liegt. Kurz gesagt, all jene Dateien, die jedes Unternehmen im Laufe seiner Geschäftstätigkeit erstellt, verwendet und weitergibt. Box Consulting hat Broadcom dabei unterstützt, die optimalen maßgeschneiderten Lösungen für die Migration dieser Daten aus mehreren Übernahmen im Laufe der Jahre zu entwickeln. Toh erläutert: „Wenn wir Box Consulting beauftragen und alle Daten von anderen Plattformen zu Box migrieren, können wir nicht nur schnell arbeiten und müssen uns keine Gedanken über die Speicherung machen (da dies von Box übernommen wird). Wir behalten außerdem die Freigabe- und Eigentumsrechte bei.“

Für Mitarbeiter:Innen, die von einem anderen Unternehmen zu Broadcom wechseln, verläuft der Übergang reibungslos. Sie müssen Dateien nicht erneut freigeben oder Zugriffsrechte neu vergeben. Sie müssen sich auch nicht darum kümmern, wo sie was ablegen sollen. All dies wird für sie erledigt, wenn sie zu Box wechseln.

Erhebliche Einsparungen bei den Infrastrukturkosten

Nehmen wir beispielsweise die Übernahme von LSI durch Broadcom im Jahr 2014: 6.000 neue Mitarbeiter:Innen wurden direkt in Box migriert. Alle diese Konten waren an dem Tag, an dem der Deal abgeschlossen wurde, online und einsatzbereit. Dies beweist, dass Box schnell und einfach mit dem Wachstum von Broadcom Limited skalieren kann, ohne dass zusätzliche Investitionen erforderlich sind. Zu diesem Zeitpunkt hatte Broadcom Avago noch nicht übernommen und war noch ein relativ kleines Unternehmen. Obwohl zu diesem Zeitpunkt nur etwa 10.000 Box-Benutzer:Innen vorhanden waren, konnte Broadcom über einen Zeitraum von fünf Jahren dennoch erhebliche Einsparungen bei den aktuellen und zukünftigen IT-Kosten erzielen.

Das Team von Toh beauftragt Box Consulting auch mit Sonderprojekten wie der Datenarchivierung und der Datenklassifizierung nach Personas. Box Consulting kann jedes neue Projekt, das die IT-Abteilung ins Auge fasst, unterstützen. Aus diesem Grund, so Toh, „ist die Zusammenarbeit sehr angenehm.“ Wir nennen die Anforderungen, und Box Consulting findet Lösungen. Wir arbeiten zusammen, und die Ergebnisse werden stets pünktlich geliefert.“

Eine verbesserte Sicherheitslage durch automatisierte Klassifizierung

Toh, der selbst seit fast drei Jahrzehnten bei Broadcom tätig ist, erinnert sich: „Als wir Box zum ersten Mal eingesetzt haben, verfolgten wir damit nur zwei Hauptziele:“

1. Mitarbeiter:Innenn den Zugriff auf die für ihre Arbeit erforderlichen Informationen von jedem beliebigen
   Standort aus auf dem Gerät ihrer Wahl ermöglichen
2. Bessere Zusammenarbeit im Team

Aber, so fährt er fort, „die Dinge haben sich weiterentwickelt. Jetzt stehen solche Themen auf der Agenda wie die DSGVO, Sicherheit, Compliance und immer mehr Inhalte. Box hat sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt, um die Sicherheit der Dienste zu verbessern.

Sicherheit ist für Broadcom in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Dank Box Governance und den erweiterten Sicherheitsfunktionen von Box muss sich Toh keine Sorgen mehr um die unstrukturierten Daten des Unternehmens machen:
„Ich bin mir sicher, dass meine Daten sicher sind, geschützt bleiben und aufbewahrt werden – bis es an der Zeit ist, sie zu löschen.“

Was er damit meint, ist die Aufbewahrung und Vernichtung von Daten, die eng mit der Klassifizierung von Inhalten verbunden ist. Mithilfe von Box Consulting hat das Team von Toh einen automatisierten Workflow erstellt, der Dateien automatisch anhand der Rolle der Ersteller:Innen im Unternehmen und der Abteilung, in der sie tätig sind, klassifiziert. Mitarbeiter:Innen müssen die Vernichtung von Inhalten nicht manuell vornehmen. Sie bemerken nicht einmal, wenn von ihnen erstellte Dateien automatisch klassifiziert werden.

Sichere externe Freigabe durch granulare, rollenbasierte Zugriffsrechte

Mithilfe von Box zum Freigeben von Dateien kann die IT-Abteilung von Broadcom bestimmte Elemente klassifizieren und das Bearbeiten, Herunterladen oder Drucken von Dateien einschränken. Es ist sogar möglich, den Zugriff so einzustellen, dass jemand Inhalte hochladen, aber nicht herunterladen kann. „Dank der umfassenden Governance-Funktionen von Box kann ich die rollenbasierten Zugriffsrechte für alle Mitarbeiter:Innen anpassen, was insbesondere für die externe Freigabe sensibler Daten von großem Vorteil ist“, bestätigt Toh.

Die externe Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit bei Broadcom. Dieser Grundsatz gilt bereits ab dem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen die Übernahme eines neuen Unternehmens in Betracht zieht: Schon mit der Due Diligence beginnt der Austausch zahlreicher sensibler Daten.

„Angesichts der Tatsache, dass wir so viele Daten extern freigeben und diese unter Umständen vertraulich sind, kommt
Klassifizierung und Zugriffsbeschränkung eine hohe Bedeutung zu“, erläutert Toh.

Verbesserung der Workflows mit Box Relay und Box Sign

Das Team von Toh arbeitet derzeit mit der Personalabteilung an der Erstellung eines durchgängigen Onboarding-Prozesses unter Verwendung von Box Relay. Die Vision lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Potenzielle neue Mitarbeiter:Innen erhalten ein Angebot, das einen Workflow auslöst
• Box Sign wird verwendet, um Signaturen von verschiedenen Stakeholdern einzuholen
• Dokumente werden für die richtigen Personen freigegeben und in den dafür vorgesehenen Ordnern gespeichert
• Ordner und zugehörige Inhalte begleiten die Mitarbeiter:Innen während ihrer gesamten Anstellung bei Broadcom

Box for Workflow ist die Plattform für diese HR-Workflows. Box Sign dient dabei als Tool zur automatisierten
und sicheren Erfassung von Signaturen. Toh bestätigt: „Mit der jüngsten Erweiterung der Box-Plattform um BoxSign können wir diese nun nahtlos in unsere Vereinbarungen, Verträge und Compliance-Prozesse integrieren.
BoxRelay löst den Vorgang aus, und die Vereinbarung wird automatisch klassifiziert und im entsprechenden Ordner gespeichert.

Teams können weiterhin mit ihren bevorzugten Tools arbeiten

Durch verschiedene Integrationen mit Box sowie der plattformunabhängigen Kernfunktion können Teams von
Broadcom komfortabel arbeiten, ohne dass die Sicherheit der Inhalte beeinträchtigt wird:

• Mitarbeiter:Innen können selbst entscheiden, ob sie bei der Arbeit mit den für ihre Aufgaben erforderlichen Inhalten lieber Windows, macOS, iOS oder Android verwenden möchten.
• Was das Content Management betrifft, ist Broadcom ein „Google-Shop“, und Box for Google unterstützt diese Funktion.
• Kunden, die sich für Microsoft 365 entscheiden, können auch Box for Microsoft nutzen
  „Box ist unvoreingenommen“, sagt Toh, „und funktioniert gut mit beiden Plattformen. Was ich an Box besonders schätze, ist die Plattformunabhängigkeit. Wir können Box auf vielfältige Weise einsetzen.”

Ein weiterer wichtiger Vorteil für die Geschäftsintegration ist die Möglichkeit, Box im Zusammenspiel mit dem Oracle ERP-System zu nutzen. Alle Bestellungen, Rechnungen und Belege werden in Box gespeichert, können jedoch über Oracle ERP abgerufen und verwendet werden.

Daten in Milliarden von Dateien mühelos finden

KI ist der Schlussstein in der Content-Strategie von Broadcom. Toh drückt es so aus: „Eine der Funktionen, auf die wir uns am meisten freuen und auf die wir schon lange gewartet haben, ist Box AI.“ Er führt ein Beispiel an: „Bei 1,5 Milliarden Dateien kann man bei der Suche leicht den Überblick verlieren. Mitarbeiter:Innen sollten nicht jede einzelne Datei durchsuchen müssen, um die benötigten Daten zu finden.“

Es gibt zahlreiche Bereiche der Inhaltsnutzung, in denen Box AI eine schnellere Suche und das
schnelle Auffinden wichtiger Daten ermöglicht. Verträge können beispielsweise Hunderte von Seiten umfassen, und das manuelle Durchsuchen dieser Dokumente nach bestimmten Daten kann sehr zeitaufwendig sein. Mit Box AI können die Mitarbeiter:Innen von Broadcom nun Fragen zu einem Vertrag – oder zu mehreren Verträgen gleichzeitig – stellen, und Box AI liefert detaillierte und hochspezifische Daten wie Haftungsänderungen oder Änderungen in Klauseln.

Broadcom kann auch von Innovationen im Vertrags- und Dokumentenmanagement profitieren. Toh erklärt: „Mit Box AI können Mitarbeiter:Innen die gesuchten Daten effizienter finden. Dadurch wird das Team effizienter, spart Zeit und arbeitet in manchen Fällen auch genauer.“

Eine Technologiepartnerschaft im Wandel

Was als Technologiepartnerschaft zum Aufbau eines zentralen Content-Repositorys für umfangreiche M&A-Aktivitäten begann, hat sich zu einer weitaus komplexeren Zusammenarbeit zwischen Box und Broadcom entwickelt. Kernstück dieser Partnerschaft ist eine experimentelle Denkweise. Toh sagt: „Ich schätze an Broadcom die Dynamik des Unternehmens, das sich ständig weiterentwickelt. Es ist großartig, Box als Partner auf diesem Weg an unserer Seite zu haben.“

Folgende drei Aspekte schätzt Broadcom laut Toh am meisten an Box:

1. Skalierbarkeit: „Mit jeder Übernahme fallen große Datenmengen an, und wir müssen in der Lage sein, sehr schnell zu skalieren, um all diese Daten aufzunehmen.“
2. Sicherheit: „Dank der Sicherheitsfunktionen von Box muss ich mir keine Sorgen mehr machen, dass wichtige Geschäftsdokumente und geistiges Eigentum verloren gehen könnten. Wir fühlen uns sehr sicher und gut aufgehoben.“
3. Benutzerfreundlichkeit: „Die Mitarbeiter:Innen sollen nahtlos arbeiten und kooperieren können, und Box
   bietet genau diese Plattform.“

 

Dank der Einbindung von Box Sign in die Plattform von Box können wir es nahtlos in Box Relay integrieren, um Verträge und Vereinbarungen effizient zu unterzeichnen. Indem alles in Box gespeichert ist, wird die Compliance gewährleistet und wir können Kosten einsparen.

– Stanley Toh, Head of Enterprise End User Services and Experience, Broadcom