Was ist Intelligent Content Management?

Intelligent Content Management ist ein einheitlicher, KI-gestützter Ansatz zur Verwaltung und Absicherung unstrukturierter Daten. Unternehmen erhalten damit Funktionen für Zusammenarbeit, erweiterte KI-Fähigkeiten, robusten Datenschutz, Compliance sowie Workflow-Tools, die interoperabel und anpassbar sind.

Während herkömmliche ECM- Plattformen (Enterprise Content Management) oft nicht in der Lage sind, Rohdaten zu analysieren oder Aufgaben wie das Zusammenfassen langer Dokumente zu automatisieren, vereinfacht ein Intelligent Content Management-System genau diese Prozesse. Dank der Integration von Technologien wie generative KI (GenAI), maschinelles Lernen (ML) und Natural Language Processing (NLP) lassen sich in Sekundenschnelle Erkenntnisse aus einem Bericht gewinnen oder gezielt Informationen in Ihren gespeicherten Dateien finden.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Definition von Intelligent Content Management, die wichtigsten Vorteile für Unternehmen und die grundlegenden Schritte zur Einführung einer Plattform, mit der Sie mehr aus Ihren Inhalten herausholen können.

Definition von „Intelligenz“ im Content Management

Intelligent Content Management bedeutet, KI und andere Technologien zu integrieren, um die Erstellung, Zusammenarbeit und Analyse von Inhalten zu optimieren. In diesem Modell bezeichnet der Begriff „Intelligenz“ eine Reihe von Fähigkeiten, die diese Prozesse effizienter und präziser machen.

Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Funktionen, die diesen Content Management- Ansatz definieren.

• Erweiterte Suche und Abruf: NLP- und RAG- Technologien (Retrieval-Augmented Generation) ermöglichen es Nutzer:innen, Inhalte in natürlicher Sprache abzufragen, statt auf bestimmte Schlüsselwörter angewiesen zu sein. Diese Funktion erleichtert das Auffinden von Dokumenten, wobei die Ergebnisse kontextbezogener und präziser sind.
• Automatisierung: KI- und ML-Modelle automatisieren wiederkehrende Aufgaben wie Inhaltsmarkierung, Kategorisierung und Zusammenfassung mithilfe von Metadaten. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass Nutzer:innen diese Aufgaben manuell ausführen, spart Intelligent Content Management Zeit und verringert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
• Datenanalyse: Bei diesem Content-Management-Ansatz werden maschinelle Lernmodelle mit riesigen Datenmengen trainiert, um die Absicht der Nutzer:innen zu verstehen und Muster in Skripten, Präsentationen oder Gesprächsprotokollen zu erkennen.
• Personalisierung: Intelligente Content-Management-Systeme integrieren GenAI-Modelle, was bedeutet, dass Sie intelligente Inhalte für bestimmte Zielgruppen erstellen und den Ton und die Botschaft anpassen können, um eine bessere Verbindung mit den Präferenzen und Anforderungen verschiedener Segmente zu schaffen.

Während intelligente Funktionen im Content Management den gesamten Lebenszyklus von Inhalten in Ihrem Unternehmen abdecken, können Sie den Fokus auch gezielt auf Dokumente legen. Intelligente Dokumentenverwaltung unterstützt Sie dabei, Dokumente mit modernen Technologien effizient zu organisieren, zu speichern und zugänglich zu machen. So lassen sich Freigabeprozesse beschleunigen und die Auffindbarkeit rechtlicher oder finanzieller Unterlagen verbessern.

Erfahren Sie, wie Sie KI unternehmerisch nutzen können.

Warum Sie ein intelligentes Content-Management-System benötigen

Ein von Box gesponsertes IDC-Whitepaper zeigt, dass 58 % der unstrukturierten Daten nie wiederverwendet werden. Eine Intelligent Content Management-Plattform erweitert den Einsatz von KI und fortschrittlichen Funktionen, um Ihre Inhalte intelligent, zugänglich und wertvoll zu machen.

Entdecken Sie die Vorteile des Austauschs eines veralteten ECM durch eine Intelligent Content Management-Plattform.

• Einfache Zusammenarbeit: Diese Plattformen verfügen über eine einfache, benutzerfreundliche Oberfläche, die leicht zu bedienen ist und Teams dabei unterstützt, gemeinsam zu arbeiten, ohne dass komplexe Systeme zur Belastung werden.
• KI-gestützte Innovation: Intelligent Content Management integriert die neuesten Innovationen im Bereich KI, die sicher und darauf ausgelegt sind, Erkenntnisse und Metadaten aus unstrukturierten Daten zu gewinnen und so den Wert Ihrer Inhalte als strategische Ressource zu maximieren.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance: Eine Intelligent Content Management-Lösung schützt Ihre Inhalte während des gesamten Lebenszyklus vor Datenschutzverletzungen und anderen Cyberbedrohungen. Diese Lösungen bieten solide Funktionen wie Dateiverschlüsselung, granulare Zugriffskontrollen sowie andere Grundprinzipien der Zero-Trust-Architektur, die die Datenintegrität gewährleisten und Branchenvorschriften erfüllen.
• Moderne Automatisierung und Arbeitsabläufe: KI-gestützte Workflows reduzieren menschliche Fehler und sparen Zeit, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Intelligente Cloud-Plattformen bieten erweiterte Such- und Abruffunktionen, sodass Sie Fragen zum Inhalt eines Handbuchs stellen oder schnell ein Dokument finden können, das bestimmte Informationen, Stichwörter oder Ausdrücke enthält.
• Umfassende Interoperabilität: Eine Plattform, die sich in Ihren vorhandenen IT-Stack und andere Apps integrieren lässt, ermöglicht Ihnen, das Nutzererlebnis zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Auf diese Weise können Sie alle Ihre Tools an einem Ort vernetzen, wodurch der Zugriff auf Informationen und die Zusammenarbeit an Inhalten erleichtert wird.
• Robuste Entwicklertools und APIs: Mit umfangreichen Software Development Kits (SDKs) und flexiblen Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) kann Ihr technisches Team benutzerdefinierte Lösungen entwickeln, die das Nutzererlebnis verbessern, wie z. B. bessere Datenverfügbarkeit und intelligente Dokumentverarbeitung.
• Cloud-First-Infrastruktur: Eine PwC-Umfrage zeigt, dass 88 % der Unternehmen, die in Technologien für wachstumsbezogene Aktivitäten investiert haben, in GenAI investiert haben. Mit Intelligent Content Management erhalten Sie eine verlässliche Cloud-First-Infrastruktur und KI-Technologien, um die Erstellung und Verwaltung von Inhalten zu skalieren und Aufgaben wie die Erstellung von Besprechungsagenden oder die Anpassung von Stellenangeboten effizienter zu gestalten.

Wie Sie eine intelligente Content-Management-Lösung in Ihrem Unternehmen implementieren

Die Integration von KI in Content Management beinhaltet die Entscheidung für eine Lösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Befolgen Sie diese vier Schritte, um das volle Potenzial von KI auszuschöpfen.

1. Verstehen Sie den Hauptunterschied zwischen ECM- und Intelligent Content Management-Lösungen

Nehmen wir an, Sie arbeiten für ein Medienunternehmen und treffen sich mit potenziellen Sponsoren für ein neues Projekt. Am Ende des Meetings stellen sie einige Fragen, aber Sie müssen bestimmte Vertragsklauseln finden, die in Ihrer Content Management-Lösung gespeichert sind. Je nach verwendeter Plattform können zwei sehr unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden:

• Wenn Sie eine herkömmliche ECM-Plattform nutzen, verbringen Sie möglicherweise viel Zeit mit dem Durchsuchen von Ordnern und dem manuellen Sortieren von Dokumenten und riskieren dabei, genau die Klausel zu übersehen, die Sie suchen.
• Im Gegensatz dazu würde eine intelligente Dokumentenmanagementlösung es Ihnen ermöglichen, spezifische Klauseln mit Schlüsselwörtern und kontextueller Suche mit Hilfe von KI bei der Inhaltsentdeckung zu finden – was genauere Ergebnisse liefert und Ihnen im Prozess erhebliche Zeit spart.

Doch Intelligent Content Management geht über KI-Funktionen hinaus. Es vereint die besten Funktionen herkömmlicher ECM-Funktionen und anderer Content-Management-Tools, die Sie möglicherweise bereits verwenden, in einer einheitlichen Plattform. Intelligent Content Management macht es einfacher, Inhalte zu analysieren, was entscheidend sein kann, um sicher zu reagieren und bei potenziellen Sponsor:innen, Kund:innen oder Partner:innen einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

2. Identifizieren Sie Lücken in der Sicherheit und Governance von Inhalten

Wenn Sie Ihren Content-Lebenszyklus kennen können Sie Engpässe und Ineffizienzen in Ihren Sicherheits- und Governance-Prozessen erkennen, die ein intelligentes Dokumentenverwaltungssystem bewältigen kann. Diese Lücken können sensible Informationen offenlegen oder die Einhaltung der erforderlichen Vorschriften erschweren. 

Beispiele hierfür sind u. a.:

• Fehlende Verschlüsselung für sensible Daten
• Unzureichende Zugriffskontrollen
• Unklare Dateieigentümerschaft und Versionsverfolgung
• Inkonsistente Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten

Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen häufig E-Mails zwischen Teams und Kund:innen beinhaltet. In diesem Fall würde eine Intelligent Content Management-Plattform mit sicherer Dateifreigabe, Versionskontrolle von Dokumenten und Integration mit anderen Plattformen eine intelligente Zusammenarbeit ermöglichen.

Wenn Sie in stark regulierten Branchen arbeiten, in denen Datenschutz und Integrität obligatorisch sind, suchen Sie nach Funktionen wie verschlüsselter Dokumentenfreigabe, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Aufbewahrungsrichtlinien. Mit einer ICM-Plattform arbeiten Sie sicher an Dokumenten und können sich darauf verlassen, dass Ihre Content-Workflows die geltenden Compliance-Standards erfüllen.

Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen von Tools für die sichere Zusammenarbeit für Unternehmen.

3. Wählen Sie eine intelligente Content-Management-Plattform, die sich an die Wachstumsbedürfnisse Ihres Unternehmens anpasst.

Ihr Inhalts-Output wächst mit Ihrem Unternehmen. Ziehen Sie daher eine Lösung mit skalierbarem Cloud-Datenspeicher in Betracht. So vermeiden Sie die hohen Wartungskosten von On-Premise-Systemen und den ständigen Ärger, wenn Sie an die Kapazitätsgrenzen stoßen.

Überlegen Sie sich genau, was Sie brauchen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Wenn Sie ständig große Videodateien an Kolleg:innen senden müssen, entscheiden Sie sich für eine Plattform mit flexibler Speicherkapazität (zu gleichermaßen flexiblen Preisen).

4. Passen Sie den ICM-Implementierungsplan an Ihre KI-Strategie an

Der „State of AI at Work“ von ASNA aus dem Jahr 2024 zeigt, dass nur 31 % der Unternehmen eine formale KI-Strategie implementiert haben. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen eine Strategie entwickelt oder bereits über eine Strategie verfügt, Sie müssen sie an Ihre intelligente Datenverwaltungsimplementierung anpassen.

Beginnen Sie mit diesen Best Practices.

• Auswahl intelligenter Cloud-Services mit verantwortungsvollen KI-Modellen: Services mit klaren KI-Prinzipien geben Ihrem Unternehmen Autonomie darüber, wann und wie künstliche Intelligenz eingesetzt wird. Stellen Sie sicher, dass diese Verpflichtungen transparent und verantwortungsvoll sind.
• Überprüfen Sie, ob die Plattform sichere RAG integriert: Intelligente Content-Management- Plattformen mit RAG bieten granulare Zugriffskontrollen, um Inhalte bei der Zusammenarbeit mit Teammitgliedern oder Kund:innen zu schützen. Mit Datei- und Ordnerberechtigungenkönnen Nutzer:innen ohne Zugriff auf ein sensibles Dokument die darin enthaltenen Informationen nicht finden, zusammenfassen oder suchen.
• Richten Sie ein konsistentes Metadaten-Framework ein: Eine klare, standardisierte Metadatenstruktur ermöglicht KI-Plattformen, Inhalte effektiv zu verstehen und zu verarbeiten. Best Practices zur Verwaltung von Metadaten, wie z. B. die Festlegung von Kategorien und Namenskonventionen, tragen dazu bei, dass Ihre Inhalte durchsuchbar und korrekt sind.
• Synchronisieren Sie Ihre ICM-Implementierung mit Ihren KI-Strategiezielen: Wenn Sie Ihre Strategien aufeinander abstimmen, können Sie die gesamte Intelligenz des Content Management nutzen und gleichzeitig die allgemeinen Unternehmensziele erreichen. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen darauf abzielt, Abläufe zu skalieren, Kosten zu senken oder Innovationen mit KI voranzutreiben – denken Sie daran, KPIs festzulegen, die Ihre Content-Management- und Geschäftsanforderungen widerspiegeln.

Upgrade von ECM auf Intelligent Cloud Content Management mit Box

Box macht Intelligent Cloud Content Management einfach und sicher. Anstatt in kostspielige, veraltete ECM-Lösungen zu investieren, können Sie Inhalte mit der führenden Intelligent Content Management-Plattform erstellen und verwalten, die auf modernsten KI-Technologien basiert.

Wir verpflichten uns zu verantwortungsvollen und transparenten KI-Prinzipien, bei denen Ihre Sicherheit und Ihre Privatsphäre oberste Priorität haben. Erschließen Sie den Wert Ihrer Inhalte mit Box AI und ziehen Sie Erkenntnisse aus Ihren Dokumenten, entwerfen Sie Inhalte in Sekundenschnelle und treffen Sie wichtige Entscheidungen schneller als jemals zuvor.

Sie können Box mit mehr als 1.500 App-Integrationen verbinden und behalten doch immer den Überblick über all Ihre Inhalte in einer einzigen Lösung, unabhängig davon, wo Sie sie erstellt oder aufgerufen haben.

Sprechen wir darüber, was Sie mit Box als Intelligent Content-Management-Plattform alles erreichen können.

Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.