Was sind Collaboration-Tools?

Collaboration-Tools – auch Kollaborationstools oder Collaboration-Plattformen genannt – sind Software-Anwendungen, die auf unterschiedlichste Weise die Zusammenarbeit von Teammitgliedern und Externen über verschiedene Standorte hinweg unterstützen. Die Anwendungsmöglichkeiten solcher Tools sind vielfältig und umfassen die informelle Abstimmung, die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben und sogar die Verwaltung komplexer Projekte. In diesem Beitrag stellen wir die Vorteile von Collaboration-Tools vor und erläutern die wichtigsten Funktionen.

Was ist überhaupt E-Collaboration? Eine Definition

E-Collaboration (elektronische Zusammenarbeit) bezeichnet die gemeinsame Arbeit von Personen oder Gruppen an Projekten oder Aufgaben. Hilfsmittel sind dabei digitale Technologien und internetbasierte Kommunikations- und Kooperationswerkzeuge. Das Ziel ist, Teamwork unabhängig von Zeit und Ort zu ermöglichen, Informationen effizient auszutauschen und Arbeitsprozesse reibungslos zu koordinieren. E-Collaboration kann dazu beitragen, Daten und Inhalte geordneter und weniger redundant zu verwalten und zu bearbeiten.
Beispiele für E-Collaboration sind etwa:

• die Arbeit mit Cloud-Speichern und einem Online-Dokumentenmanagement,
   
• das gemeinsame Bearbeiten von Texten, Tabellen oder Präsentationen in Echtzeit oder
   
• Plattformen für Review- und Freigabeprozesse, zum Beispiel in Marketingteams.

Definition von Collaboration-Tools

Collaboration-Tools – auch Kollaborationstools oder Collaboration-Plattformen genannt – sind Software-Anwendungen für die Zusammenarbeit. Sie unterstützen Teammitglieder und Externe über verschiedene Standorte hinweg auf unterschiedlichste Weise. Die Anwendungsmöglichkeiten solcher Tools sind vielfältig und umfassen die informelle Abstimmung, die gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben und sogar die Verwaltung komplexer Projekte.

Mithilfe von Collaboration-Tools können Sie, Ihre Teammitglieder und Dritte standortunabhängig zusammenarbeiten. Neben professionellen Collaboration-Plattformen mit einem großen Funktionsumfang gibt es erschwingliche Tools, die vor allem für den informellen Austausch und die schnelle Abstimmung genutzt werden.

Collaboration-Tools der Enterprise-Klasse eignen sich unter anderem für die Verwaltung von Aufgaben bis hin zum Projektmanagement. Sie können sie als gemeinsames Ablagesystem nutzen, in dem stets alle aktuellen Dokumente verfügbar sind. Manche Plattformen ermöglichen Ihnen die schnelle informelle Abstimmung per Chat oder Sofortnachricht. Einige Tools eignen sich sogar für Dokumentationszwecke, da Sie die Entscheidungsfindung dort nachvollziehbar speichern können.

Vorteile von Collaboration-Tools und warum sie nützlich sind

Collaboration-Tools unterstützen neue Arbeitsweisen. Sie fördern den Teamgeist und tragen dazu bei, Hierarchien aufzubrechen. Da direkt in gemeinsamen Bereichen gearbeitet wird, sind Teams effizienter und produktiver, anstatt viel Zeit damit zu vergeuden, E-Mails zu schreiben. Die Selbstorganisation im Team fördert das Verantwortungsbewusstsein aller. Messaging- und Chatfunktionen ersetzen die Meetings im Büro, wenn Teammitglieder von unterschiedlichen Standorten aus arbeiten.

Collaboration-Tools bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten für die Zusammenarbeit, die die Effizienz und Produktivität von Teams steigern und dabei die Kosten senken:

• Informelle Abstimmung: Die interne Entscheidungsfindung zwischen Teammitgliedern an unterschiedlichen Standorten bedeutete früher, dass die Postfächer mit E-Mails geflutet wurden. In der Menge an E-Mails gingen dann gelegentlich wichtige Nachrichten von Kunden unter. Dank Chat oder Messagingfunktion können Sie sich im Team nun auch ohne E-Mails abstimmen.
• Nachvollziehbare Entscheidungen: In vielen Tools kommunizieren Teammitglieder in sogenannten „Threads“, „Channels“ oder „Kanälen“. Dies sind Bereiche in den Kollaborationstools, die für bestimmte Themen reserviert sind. So bündeln Sie die Kommunikation und etwaige Entscheidungen direkt thematisch und nachvollziehbar. Damit brauchen Sie und Ihre Teams E-Mails nicht mehr in Unterordnern zu verwalten.
• Aufgabenverwaltung: In manchen Tools können Sie einzelne Aufgaben im Rahmen eines größeren Projekts erstellen und bestimmten Nutzern zuweisen. Alle im Team haben somit den Status der Aufgaben und den gesamten Projektverlauf ständig im Blick.
• Dokumentation: Manche Prozesse oder Aufgaben müssen Sie zu Auditzwecken dokumentieren, etwa Know-Your-Customer-Prozesse. Bestimmte Tools bieten entsprechende Funktionen, in denen die Prozesse auditsicher dokumentiert werden.
• Ablagesystem: Die Bündelung aller Projektinfos auf einer Collaboration-Plattform gewährleistet, dass das Team auf wichtigen Content zugreifen kann, wenn ein Teammitglied einmal verhindert ist.
• Agiles Projektmanagement: Bei agilen Methoden stehen der Austausch der Beteiligten und die Flexibilität im Vordergrund. Collaboration-Tools unterstützen beides. Zudem können Sie mit diesen Tools Entscheidungen und „Lessons Learned“ erfassen, statt hierfür Excel-Tabellen zu pflegen.
• Mehr Kreativität: Bei der Zusammenarbeit an einem Projekt bringen unterschiedliche Menschen ihre individuellen Erfahrungen, Ideen und Vorlieben ein. Mit Collaboration-Tools unterstützen Sie die kreative Zusammenarbeit in Echtzeit.
• Weniger E-Mails: Dank Chat, Messaging, Threads und Channels entfällt die Notwendigkeit, zur internen Abstimmung E-Mails zu versenden. Somit bleiben die E-Mail-Eingänge übersichtlich und wichtige Mails gehen nicht unter.
• Sicherheit: Mit einem ausgefeilten Berechtigungsmanagement können Projektverantwortliche festlegen, wer welche Dokumente lesen, bearbeiten und speichern darf. Alle Dokumente befinden sich zudem auf einer Plattform, die möglichst nach dem Zero-Trust-Verfahren arbeitet. So müssen sie nicht per E-Mail als Anhang versendet werden.

Welche Funktionen bieten Collaboration-Tools

Die Auswahl an Collaboration-Tools ist riesig und umfasst Software mit ganz unterschiedlichem Funktionsumfang. Manche Tools sind auf die schnelle informelle Abstimmung innerhalb von Teams ausgelegt, andere eignen sich für anspruchsvolles Projektmanagement. Die Möglichkeiten von Collaboration-Plattformen variieren von Anbieter zu Anbieter, von Lösung zu Lösung. Zudem lässt sich der Funktionsumfang vieler Tools durch die Integration von unzähligen Apps nach Bedarf erweitern.

Auf diese wichtigsten Funktionen sollten Sie bei der Auswahl des richtigen Collaboration-Tools achten:

1. Chatfunktion: Über die integrierte Chat- oder Messagingfunktion können sich alle im Team informell abstimmen, ohne ins E-Mail-Programm wechseln zu müssen. Alle Beiträge zur Unterhaltung sind im Chat oder in Threads übersichtlich zusammengefasst.
2. Ablagesystem: Kollaborationstools der Enterprise-Klasse sind unter anderem als leistungsstarke Ablagesysteme konzipiert. Sie bieten Bereiche für projektspezifische Dokumente, in denen alle Informationen gebündelt sind. Zugriffsberechtigungen regeln, wer darauf zugreifen kann.
3. Channels/Threads: Unterhaltungen zu einzelnen Themen werden in einem Thread oder Kanal gebündelt. Nachrichten werden direkt in den Threads oder Kanälen erstellt, daher ist keine zusätzliche Verwaltung der Kommunikation notwendig.
4. Videocalls/Anruffunktion: Viele Collaboration-Tools bieten eine Anruf- bzw. Videofunktion. Ist die informelle Abstimmung im Chat zu kompliziert, können Sie die entsprechenden Teammitglieder spontan anrufen – direkt aus dem Tool heraus.
5. Whiteboardfunktion: Manche Tools bieten eine virtuelle Pinwand oder ein digitales Whiteboard. Auch ohne im selben Raum zu sein, können Teammitglieder gemeinsames Brainstorming durchführen und die Ideen in virtuellen Haftnotizen festhalten. Das gesammelte Ergebnis ist im Tool dokumentiert und kann bei Bedarf exportiert werden.
6. Projektmanagement: Auch bei agilen Methoden müssen Projekte in Aufgaben strukturiert werden. Einige Collaboration-Tools eignen sich besonders gut für das Projektmanagement und die Aufgabenverwaltung. Oder Sie integrieren eine spezielle Projektmanagement-App.
7. Teambasierte Arbeitsbereiche: Viele Teams werden für konkrete Projekte gebildet. So gehören manche Mitarbeiter vielleicht mehreren Teams an. Im Collaboration-Tool sind alle Projekte übersichtlich und getrennt angeordnet.
8. Berechtigungsmanagement: Die Enterprise-Tools für die Teamarbeit umfassen auch die teambasierte Verwaltung von Nutzerberechtigungen: Der oder die Teamverantwortliche legt Lese- und Schreibrechte fest, ohne die IT-Abteilung behelligen zu müssen.
9. Dokumentationspflichten: Bestimmte Branchen oder Prozesse sind mit gesetzlichen Dokumentationspflichten verbunden oder erfordern DSGVO-konforme Ablagemöglichkeiten. Umfangreiche Collaboration-Plattformen bieten alles, was Sie dafür benötigen.
10. Ideenmanagement: In kreativen Branchen oder in Unternehmen, die Forschung betreiben und Innovationen entwickeln, unterstützen Collaboration-Tools das Ideenmanagement. So gehen kreative Ideen nicht verloren.
11. App-Integrationen: Gerade umfangreiche Kollaborationstools bieten die Möglichkeit, andere Anwendungen in das Tool zu integrieren, um zu verhindern, dass Arbeitsabläufe zerstückelt oder Content auf viele verschiedene Plattformen verteilt wird. Somit wird eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten gefördert.

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