Gemeinsame Projektplanung: 6 Best Practices

Unabhängig davon, ob Sie einen neuen Wohnkomplex aufbauen, Software aktualisieren oder eine Marke neu gestalten möchten – Sie können immer von einer frühzeitigen Zusammenarbeit in Ihren Projekten profitieren. Teamarbeit erleichtert den Austausch von Ideen im Planungsprozess und hilft dabei, mögliche Hindernisse zu identifizieren, bevor sie Ihren Projektzeitplan, Ihr Budget oder Ihre Qualität gefährden.

Es gibt bewährte Strategien für die gemeinsame Projektplanung, die den Grundstein für Ihren nächsten Start legen. Diese beinhalten die Schaffung einer Grundlage mit Best Practices und Tools, die eine offene Kommunikation, Effizienz und den Wissensaustausch zwischen Teammitgliedern unterstützen. Lassen Sie uns diese Taktiken und deren projekt- und teamübergreifenden Nutzen für Ihr Unternehmen näher betrachten.

​​Was bedeutet es, gemeinsam an einem Projektplan zu arbeiten?

Die gemeinsame Arbeit an einem Projektplan bedeutet, die Verantwortung für den Erfolg eines Projekts zu teilen. Dazu gehört, dass Teams zusammengebracht werden, um Informationen zu sammeln, Strategien zu entwickeln und Ziele, Umfang, Ergebnisse und Leistungskennzahlen (KPIs) aufeinander abzustimmen.

Herkömmliche Ansätze weisen eine hierarchische Kommunikationsstruktur und klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten auf. Im Gegensatz dazu ermöglicht gemeinsame Planung den Teammitgliedern, Kund:Innen und anderen relevanten Parteien, sich zu beteiligen, wodurch ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung gefördert wird.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Unterschiede aufgeschlüsselt.

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Die Bedeutung eines Plans für die Projektzusammenarbeit

Ein Plan zur Projektzusammenarbeit kann viele Formen annehmen – von der Erfüllung der spezifischen Anforderungen eines Marketingteams für eine Kampagne bis hin zur Berücksichtigung der Automatisierungsanforderungen in einer Einzelhandelskette. Aber unabhängig von Branche, Projektzielen und Budgetbeschränkungen können Sie von effektiver Teamarbeit profitieren.

Das kollaborative Projektmanagement bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

• Verbesserung der Kommunikation und Transparenz: Laut Grammarly's State of Business Communication verbringen Mitarbeiter:Innen durchschnittlich 10,45 Stunden pro Woche in Meetings und 5,94 Stunden mit dem Bearbeiten von E-Mails. Durch die Abstimmung von Zielen und Prioritäten im Planungsprozess erhält Ihr Team im Voraus einen klareren Überblick über das Projekt. Dies verringert Verwirrung und spart Zeit bei der Klärung im weiteren Verlauf.
• Steigerung der Effizienz und des Engagements: Eine Umfrage von Howspace zeigt, dass nur eine:r von zehn Mitarbeiter:Innen voll und ganz zustimmt, dass seine oder ihre Stimme am Arbeitsplatz Gehör findet. Durch die Förderung einer Kultur der Zusammenarbeit in Ihren Projekten können Mitarbeiter:Innen ihre Ideen einbringen und bleiben so motiviert. Teamwork minimiert auch Verzögerungen, indem potenzielle Risiken von Anfang an angegangen werden, wodurch Projekte effizienter und kostengünstiger werden.
• Einfaches Teilen von Ressourcen und Informationen: Bei der herkömmlichen Planung organisiert und verteilt ein:e Projektmanager:In in der Regel alle erforderlichen Dokumente und Materialien an das Team, falls erforderlich. Während dieses zentralisierte Format den Informationsfluss verlangsamen kann, stellt ein kollaborativer Ansatz sicher, dass alle Mitglieder neue Inhalte erstellen und Unternehmensvideos, Bilder und andere Ressourcen freigeben können, um den Zugriff auf relevante Daten zu optimieren.

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Best Practices für die gemeinsame Planung im Projektmanagement

Die gemeinsame Projektplanung erfordert eine eigene Planung – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen Kommunikations- oder Informationssilos hat. Ein von Box gesponsertes IDC-Whitepaper weist darauf hin, dass 90 % der von Unternehmen generierten Inhalte unstrukturiert sind, sodass es schwierig ist, sie zu finden, wiederzuverwenden oder über mehrere Abteilungen und Teams hinweg zu teilen.

Um gemeinsame Anstrengungen in Ihre Strategie zu integrieren, befolgen Sie diese sechs Best Practices für die gemeinsame Projektplanung:

1. Bewerten Sie, wie Teams am Arbeitsplatz zusammenarbeiten

Wenn Sie den aktuellen Stand der Zusammenarbeit kennen, können Sie Kommunikationslücken und die Fähigkeiten identifizieren, die für ein effektives Projektmanagement erforderlich sind. Erstellen Sie eine Roadmap auf der Grundlage von Fragen wie:

• Gibt es Platz für eine kooperative Kommunikation am Arbeitsplatz?
• Gibt es wiederkehrende Herausforderungen oder Konflikte im Zusammenhang mit Teamarbeit?
• Können Sie Workflows identifizieren, die für die gemeinsame Planung angepasst werden sollten?
• Verfügt das Unternehmen über die erforderliche Technologieinfrastruktur, um die Zusammenarbeit mit einer verteilten Belegschaft zu unterstützen?

Führen Sie nach Möglichkeit Umfragen, Interviews oder Beobachtungen durch, um Erkenntnisse über Kommunikationsstile, Präferenzen und Herausforderungen des Teams zu sammeln. Berücksichtigen Sie Ihren aktuellen Status der Zusammenarbeit, um Strategien basierend auf den Stärken und Möglichkeiten Ihres Teams zu entwickeln.

2. Daten zugänglich machen

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Krankenhaus, das Strategien zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Gesundheitswesen benötigt, um die Qualität der Patientenversorgung zu verbessern. Sie verfügen über eine große Menge an Ressourcen, Richtlinien und Referenzen, um mit der Planung zu beginnen, und setzen Team ein, um Ideen zu besprechen. Aber Ihre Inhalte gehen irgendwo im Cloud-Speicher verloren – und das Auffinden von Dateien ist eine zeitaufwändige Aufgabe.

Durch die Zentralisierung Ihrer Ressourcen in einem Dokumentenverwaltungssystem können Sie:

• Inhalte kuratieren:Organisieren und taggen Sie Ihre Dokumente, Richtlinien und Referenzen, um sicherzustellen, dass relevante Inhalte für die Teammitglieder einfach zugänglich sind, wenn sie sie benötigen.
• Das Team in die Datenanalyse einbeziehen: Beziehen Sie die Teammitglieder in die Analyse von Inhalten ein, sodass sie Erkenntnisse sammeln und Inhalte auswählen können, die für das Projekt wichtig sind.
• Die Suche nach Informationen verbessern: Integrieren Sie künstliche Intelligenz (KI) und RAG-Tools (Retrieval-Augmented Generation) in Ihre Plattform, damit Sie Dateien einfach finden und Fragen über mehrere Dokumente hinweg stellen können.

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3. Projektplanungstools für die Zusammenarbeit verwenden

Vielleicht fragen Sie sich: Wie können Collaboration-Tools bei der Projektentwicklung und -planung helfen? Plattformen für Echtzeitkommunikation, Aufgabenverwaltung und Projektfortschrittsverfolgung schaffen einen organisierteren und transparenteren Planungsprozess. Die Software zur Projektzusammenarbeit bietet eine gemeinsame Plattform, auf der Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten für alle Teammitglieder sichtbar sind.

Halten Sie zunächst nach sicheren Projektplanungstools für die Zusammenarbeit Ausschau, die Ihren Branchenstandards und Datensicherheitsanforderungen entsprechen. Beispielsweise müssen Finanzdienstleister strenge Vorschriften wie die DSGVO und PCI DSS einhalten, um den Datenschutz zu gewährleisten und sensible Dateien zu schützen. Vergessen Sie nicht, dass die Projektplanung einen häufigen Austausch von Informationen erfordert. Wählen Sie daher eine Plattform, die die Freigabe verschlüsselter Dokumente unterstützt, um zu vermeiden, dass unbefugte Benutzer:Innen auf vertrauliche Dokumente zugreifen.

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4. Lassen Sie Raum für Kreativität

Unabhängig davon, ob Ihre Planungssitzungen persönlich, hybrid oder remote sind, benötigen sie visuelle Tools für die Zusammenarbeit, um die Interaktion und Kreativität der Teilnehmer:Innen zu fördern. Auch wenn es sich bei Ihrem Projekt nicht um eine kreative Werbekampagne oder eine neue Unterhaltungsshow handelt, können Sie immer Brainstorming-Tools verwenden, um Lösungen für häufige Hindernisse zu besprechen.

Beispielsweise kann ein Bauunternehmen, das aufgrund von Materialengpässen mit Verzögerungen konfrontiert ist, Möglichkeiten zur Optimierung seiner Lieferkette finden. Durch die Visualisierung des Zeitplans in einer Projektplanungssoftware für die Zusammenarbeit erkennt das Team vielleicht Möglichkeiten für eine rechtzeitige Lieferung, die dazu beitragen können, die Auswirkungen von Engpässen zu verringern und das Projekt auf Kurs zu halten.

5. Automatische Workflows

Manuelle Aufgaben führen mit höherer Wahrscheinlichkeit zu Verzögerungen, Fehlern und Fehlkommunikation. Stellen Sie sich vor, wie schwierig der Prozess der Inhaltsüberprüfung für Ihr Team wäre, wenn Sie einen Verkaufsplan nicht gleichzeitig bearbeiten könnten. In Ihrem E-Mail-Posteingang befinden sich Dutzende von Versionen, und jemand könnte die falsche Version leicht an die Unternehmensleitung oder andere Projektbeteiligte weitergeben.

Durch die Automatisierung von Workflows wird Zeit für sich wiederholende Aufgaben frei, damit Sie sich auf die Qualität der Ergebnisse konzentrieren können. Stellen Sie Folgendes sicher:

• Richten Sie klare Workflows ein, um eine effiziente Aufgabenausführung sicherzustellen und Engpässe zu vermeiden.
• Identifizieren Sie die richtigen zu automatisierenden Prozesse, wie z. B. die Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung des Projektfortschritts, und stellen Sie sicher, dass sie den Anforderungen des Teams entsprechen.
• Nutzen Sie KI für Aufgaben wie das Erstellen von Dokumenten und das Zusammenfassen von Informationen.

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6. Fördern Sie offene Kommunikation und Vertrauen

Zusammenarbeit und Kompromisse bei der Projektplanung erfordern eine klare Abstimmung ab dem ersten Tag. Die Förderung einer offenen Kommunikation durch Meetings und virtuelle Tools zur Zusammenarbeit fördert ein Umfeld, in dem sich jedes Mitglied wertgeschätzt und gehört fühlt, wodurch ein starkes Vertrauensgefühl entsteht.

Nach PwC stimmen 93 % der Führungskräfte zu, dass der Aufbau und die Aufrechterhaltung von Vertrauen das Endergebnis verbessert. Um Probleme anzugehen und gemeinsam Ziele zu erreichen:

• Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch
• Schaffen Sie Feedback-Schleifen, um die Effizienz und Wirksamkeit Ihrer Entscheidungen und Maßnahmen zu überwachen und zu optimieren
• Erhalten Sie eine transparente Kommunikation aufrecht
• Gewährleisten Sie kontinuierliche Projektaktualisierungen

Planen, erstellen und optimieren Sie Ihre Projekte zur Zusammenarbeit mit Box

Möchten Sie die Teamarbeit bei Ihren Projekten fördern? Box ist eine All-in-One-Plattform zur Inhaltsverwaltung, mit der Projektpläne ganz einfach erstellt, gespeichert, organisiert und gemeinsam bearbeitet werden können. Die Intelligente Content Cloud unterstützt über 100.000 Unternehmen jeder Größe beim Brainstorming von Lösungen, beim Teilen von Dokumenten und bei der schnelleren Genehmigung Ihrer wertvollsten Projekte.

Schaffen Sie eine sichere Umgebung für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz mit:

• Virtuellem Whiteboarding: Verbessern Sie die Interaktion mit Meetings mit Box Canvas. Vereinfachen Sie Planung, Erstellung und Problemlösung von überall aus mit Vorlagen und interaktiven Funktionen.
• Echtzeit-Co-Editing: Mit Box Notes können alle beteiligten Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten , um Ihre Projekte zu optimieren. Unsere Sicherheitsfunktionen schützen Ihre Inhalte mit Zero-Trust-Kontrollen, sodass Sie sich keine Gedanken über die Freigabe von Dateien an interne oder externe Partner machen müssen.
• Unternehmensgerechte KI: Erstellen Sie Inhalte in Sekundenschnelle, suchen Sie kritische Dateien, fassen Sie Text sofort zusammen und erhalten Sie schnelle Antworten auf der Grundlage Ihrer Dokumente.
• Kuratierung von Inhalten: Mit Box Hubs können Sie Content-Portale für jedes Projekt erstellen und mithilfe der integrierten Box AI Fragen zu Notizen, Briefings, Umfängen, Berichten und Besprechungszusammenfassungen stellen.
• Projektmanagement-Software: Setzen Sie Fristen, weisen Sie neue Aufgaben zu und automatisieren Sie sich wiederholende Aktivitäten, um die Zusammenarbeit zu verbessern und die Produktivität zu steigern.
• Integrationen: Verbinden Sie Box mit mehr als 1.500 Anwendungen, um Ihre Inhalte sicher und zugänglich zu halten. Zentralisieren Sie Ihre Projektmanagementtools, Kommunikationsplattformen und Produktivitätssuites, um die Effizienz von der Planung bis zur Ausführung zu steigern.

Kontaktieren Sie uns, um Lösungen für Ihre gemeinsame Projektplanung zu besprechen.

** Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.