Cloud-Backup für kleine Unternehmen: ein Kaufleitfaden

Ihr Unternehmen ist auf Inhalte angewiesen, um Geschäfte abzuschließen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Wachstum zu planen und vieles mehr. Wenn es also darum geht, Verträge, Budgets und Kundendaten vor Naturkatastrophen, bösartigen Aktivitäten oder versehentlichem Löschen zu schützen, benötigen Sie eine robuste Cloud-Backup-Lösung, die Sie nachts ruhig schlafen lässt. Angesichts der vielen zur Auswahl stehenden Möglichkeiten kann es schwierig sein, die richtige Lösung zu finden – insbesondere im Hinblick auf Faktoren wie Sicherheit, Preisgestaltung und Datenmigration.

Bevor Sie sich mit weiteren Bewertungen und Lösungen vertraut machen, lesen Sie diesen Leitfaden zum Cloud-Backup für kleine Unternehmen. Finden Sie heraus, welche Funktionen Ihre Lösung aufweisen sollte, erkunden Sie die Arten von Services für wachsende Unternehmen und erfahren Sie, wie Sie ein kostengünstiges System finden, das Ihnen im Falle eines Sicherheitsproblems ein sicheres Gefühl gibt.

Vorteile cloudbasierter Backup-Lösungen für kleine Unternehmen

Sie möchten nicht, dass Unfälle, menschliche Fehler oder Cyberbedrohungen wichtige Informationen gefährden. Daher besteht ein proaktiver Ansatz darin, davon auszugehen, dass solche Vorfälle auftreten können. Laut dem Sophos 2024 Threat Report beinhalten mehr als 90 % der Angriffe von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) den Diebstahl von Daten oder Anmeldeinformationen.

Mit Cloud-Backup-Lösungen für kleine Unternehmen schützen Sie Ihre Inhalte vor diesen Bedrohungen. Zu den Vorteilen gehören:

Vermeiden von Datenverlusten

Laut dem Proofpoint’s 2024 Data Loss Landscape Report hatten 85 % der befragten Unternehmen im letzten Jahr einen oder mehrere Datenverlustvorfälle zu verzeichnen. Wenn ein Teammitglied in einer Gesundheitseinrichtung beispielsweise versehentlich Patientendatensätze löscht oder absichtlich ändert, können diese Handlungen zu Strafen, Compliance-Verstößen und Reputationsschäden führen. Cloud-Dienste ermöglichen Ihnen die Zentralisierung sensibler Dateien in einem sicheren Dokumentenverwaltungssystem und die Automatisierung von Sicherungen für eine einfache Dateiwiederherstellung bei einem Vorfall.

Schnellere Wiederherstellung von Inhalten

Im Falle eines Stromausfalls, eines Feuers, einer Überschwemmung oder eines anderen Katastrophenfalls, der Ihre physische Infrastruktur beschädigt, können Sie mit einem Cloud Backup wichtige Dateien oder ganze Systeme innerhalb von Minuten oder Stunden wiederherstellen, solange Sie über eine aktive Internetverbindung verfügen. Dies reduziert Ausfallzeiten und hält Ihr Unternehmen ohne lange Wiederherstellungsverzögerungen am Laufen.

Kostengünstige Datenverwaltung

Das Online-Backup verringert den Bedarf an kostspieliger physischer Speicherinfrastruktur und Wartung. Durch die Nutzung von Cloud-Diensten vermeiden Sie vorab anfallende Hardwarekosten und zahlen nur für die von Ihnen verwendete Speicherkapazität. Darüber hinaus sind Lösungen in der Cloud in der Regel mit benutzerfreundlichen Schnittstellen ausgestattet, wodurch der Bedarf an dedizierten IT-Mitarbeiter:Innen oder einer komplexen Infrastruktur zur Verwaltung von Backups reduziert wird.

KMU-Cloud und On-Premise-Backup: Das müssen Sie wissen

Laut dem US Small Business Administration Office of Advocacy gibt es in den USA mehr als 33 Millionen kleine Unternehmen, was 99,9 % aller Unternehmen entspricht. Ob als wachsendes Startup oder etabliertes Unternehmen – und KMUs können je nach Branche unterschiedlich groß sein – Sie sollten verschiedene Methoden zur Sicherung Ihrer Inhalte vergleichen, um die Unterschiede zu verstehen.

Sehen wir uns die drei Hauptunterschiede von SMB-Cloud-Backup und On-Premise-Backup an, zwei der beliebtesten Optionen für Datenspeicherung und -schutz.

1. Zugänglichkeit

Sie können nur lokal oder über Ihr Netzwerk auf On-Premise-Sicherungen zugreifen. Der Unterschied zwischen diesen Methoden besteht darin, dass ein Drittanbieter bei Cloud-Backups Daten auf Remote-Servern speichert, während On-Premise-Services Inhalte auf physischer Hardware an Ihrem Geschäftsstandort aufbewahren. Wenn Sie über begrenzte IT-Ressourcen oder eine verteilte Belegschaft verfügen, ist die Cloud eine Option, um das Content Management zu erleichtern und den einfachen Zugriff auf Dateien von jedem Gerät aus zu ermöglichen.

2. Skalierbarkeit

Cloud-Backup für kleine Unternehmen ist einfacher skalierbar. On-Premise-Lösungen erfordern erhebliche Vorabinvestitionen in Speichergeräte, Server und Netzwerkgeräte und können komplexe, zeitaufwändige Konfigurationsprozesse umfassen. Mit skalierbarem Cloud-Datenspeicher müssen Sie Ihre Kapazität nur an Ihre wachsenden Anforderungen anpassen. Dies ist vorteilhaft für Unternehmen, die ein schnelles Wachstum verzeichnen – beispielsweise E-Commerce-Plattformen und Start-ups – oder Unternehmen, die große Dateien verarbeiten müssen, wie Marketingagenturen und Fotostudios.

3. Automatisierung

Online-Backuplösungen bieten in der Regel robustere automatisierte Backup-Zeitpläne. Im Gegensatz zu On-Premise-Systemen, die möglicherweise eine manuelle Konfiguration und regelmäßige Überwachung erfordern, minimieren Cloud-Services das Risiko von Datenverlusten durch automatisierte digitale Workflows. Dazu gehören tägliche geplante Aufgaben, die automatisch zu festgelegten Zeiten ausgeführt werden, und inkrementelle Sicherungen, die nur die Änderungen seit der letzten Version erfassen.

Arten von Cloud-Backup-Services für kleine Unternehmen

Cloud-Speicheranbieter unterscheiden sich in Bezug auf Preismodelle, Funktionen und Speicherkapazität. Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der gängigsten Kategorien von cloudbasierten Backup-Services für kleine Unternehmen.

Funktionen, die eine Cloud-Backup-Lösung für kleine Unternehmen aufweisen sollte

Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie das beste Cloud-Backup für kleine Unternehmen auswählen können. Analysieren Sie zunächst Ihre Inhaltsanforderungen und konzentrieren Sie sich auf die Faktoren, die in einer Backup-Lösung am wichtigsten sind.

Suchen Sie nach diesen sieben Funktionen in einer Backup-Softwarelösung in der Cloud.

1. Benutzerfreundlichkeit

Nehmen wir an, Ihr Vertriebsteam ist technisch nicht besonders versiert, muss aber jeden Tag auf gesicherte Dateien zugreifen, um Kundeninformationen zu prüfen und Vertriebsleistungsdaten abzurufen. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie schnell abgerufene Dokumente verwalten, den Lernaufwand reduzieren und Fehler während des Betriebs minimieren.

Achten Sie bei der Suche nach Kundenberichten und -rezensionen auf Kommentare zum Einrichtungsvorgang, um sicherzustellen, dass er unkompliziert zu bewerkstelligen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Service vorkonfigurierte Optionen für eine einfache Integration in bestehende Systeme bietet.

2. Datenmigration

Laut dem State of Cloud 2023 von Pluralsight geben 70 % der Unternehmen an, dass mehr als die Hälfte ihrer Infrastruktur in der Cloud liegt, während 49 % sagen, dass sie aktiv mehr Daten in ein cloudbasiertes System verschieben. Ohne Datenmigrations-Tools kann die manuelle Übertragung von Informationen in die Cloud zeitaufwändig und fehleranfällig sein, was die Aufrechterhaltung robuster Sicherheitskontrollen für Datenschutz, Sicherheit und Compliance erschwert.

Achten Sie auf Funktionen wie Anschlüsse für die Migration von Daten auf andere Tools, Berechtigungsverwaltung, um Zugriff auf den Inhalt zu gewähren, sowie Post-Migration-Reporting, um Ergebnisse zu überprüfen.

3. Support

Vielleicht haben Sie ein IT-Team, das Ihnen bei der Behebung eines Problems mit der Datensicherung helfen kann. Wenn Ihr Unternehmen jedoch stark von Zusammenarbeit und Dokumentfreigabe abhängt, benötigen Sie einen effizienten Kundensupport, um alltägliche Probleme zu lösen – zum Beispiel, wenn Teammitglieder Schwierigkeiten beim Zugriff auf Inhalte oder beim Herunterladen großer Dateien haben.

Bevor Sie sich für ein cloudbasiertes Backup für kleine Unternehmen entscheiden, stellen Sie sicher, dass der Service einen rund um die Uhr verfügbaren Kundensupport bietet, um Fragen oder Probleme umgehend zu beantworten. Achten Sie auf Hotlines, Live-Chats und Self-Service-Optionen wie häufig gestellte Fragen, Community-Foren und Schulungsressourcen. Ein zuverlässiger Support steht jederzeit zur Verfügung, um Betriebsunterbrechungen zu minimieren.

4. Unbegrenzter Speicher

Softwareentwicklungsunternehmen, Architekturfirmen und Einzelhandelsunternehmen haben täglich mit einer erheblichen Menge sperriger Ressourcen zu tun, z. B. das Senden großer Videodateien, Bilder und anderer digitaler Ressourcen. Bei einer On-Premise-Sicherungslösung müssen sie bei wachsendem Datenvolumen laufend in zusätzliche Server oder Festplatten investieren, was Platz in Anspruch nimmt und die Wartungskosten erhöht.

In der Cloud bedeutet unbegrenzter Speicher, dass Sie so viele Daten sichern können, wie Sie benötigen, ohne durch Kontingente oder Dateigrößenbeschränkungen eingeschränkt zu werden. Überlegen Sie bei der Durchführung von Recherchen, ob die Services in Ihrer engeren Auswahl skalierbare Optionen bieten, mit denen Sie Ihre Cloud-Speicherkapazität ohne Einschränkungen erweitern können.

5. Datensicherheit und Compliance

Die Idee, dass nur große Unternehmen Ziel von Cyberangriffen sind, ist ein Mythos. Laut Verizon's Data Breach Investigations Report 2024 gibt es nur einen geringen Unterschied zwischen großen (55 %) und kleinen Unternehmen (47 %) beim prozentualen Anteil der Angriffe auf grundlegende Webanwendungen. KMUs haben oft keine robusten Sicherheitssysteme, wodurch sie besonders anfällig für Bedrohungen und Sicherheitsverletzungen sind.

Um die komplexe Bedrohungslandschaft in der Cloud zu bewältigen und Ihre Inhalte vor Angriffen, Datenverlust und Compliance-Verstößen zu schützen, sollten Sie auf SMB-Online-Backup-Services mit Funktionen achten wie beispielsweise:

• Datenverlustkontrollen wie granulare Berechtigungen, Datenidentifizierung und Quarantäne, sowie automatische Benachrichtigungen für potenziell bösartiges Verhalten
• Disaster Recovery-Funktionen wie Point-in-Time-Wiederherstellung und anpassbare Wiederherstellungspläne für Systemausfälle, Angriffe oder Naturkatastrophen
• Verschlüsselte Dokumentfreigabe zum Schutz von Dateien im Speicher („at rest“, im Ruhezustand) und während der Übertragung („in transit“)
• Überprüfungsmethoden wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Single Sign-On (SSO)
• Passwortschutz zur Verbesserung der Sicherheit sensibler Inhalte wie Finanzunterlagen, Kundendaten und mehr
• Anmeldeinformationen, die bestätigen, dass das System die Cloud-Compliance-Gesetze, -Standards oder -Vorschriften wie DSGVO, HIPAA, CCPA und FedRAMP erfüllt 
   

6. Integration und Kompatibilität

Kleine und mittlere Unternehmen verwenden häufig mehrere Tools zur Verwaltung ihrer Inhalte und laut Technivio wird der Softwaremarkt für KMU von 2023 bis 2028 voraussichtlich um 65,7 Mrd. US-Dollar wachsen. Sie haben jedoch nichts davon, einfach ein weiteres Tool zu Ihrem Technologie-Stack hinzuzufügen. Daher sollten Sie sich für eine All-in-One-Lösungen entscheiden, die sich in Ihren Cloud-Speicher, Ihre Dokumentenverwaltungssoftware und vorhandene Anwendungen wie Kommunikationsplattformen, CRM-Lösungen und vieles mehr integrieren lassen.

Denken Sie daran, dass Ihr Backup-Service auch mit verschiedenen Geräten kompatibel sein muss, um einen konsistenten Datenschutz zu gewährleisten – unabhängig davon, wo Sie arbeiten oder auf Ihre Dateien zugreifen.

7. Flexible Preisgestaltung

Online-Backup-Lösungen für kleine Unternehmen bieten verschiedene Preismodelle an – von Pay-as-you-go-Tarifen, bei denen Sie nur für den verwendeten Speicher und die genutzte Bandbreite bezahlen, bis hin zu abonnementbasierten Modellen mit festen monatlichen oder jährlichen Gebühren.

Suchen Sie nach kostengünstigen Optionen, mit denen Sie Ihren Tarif an die sich ändernden Anforderungen der Datenspeicherung anpassen können. Suchen Sie nach einer transparenten Preisstruktur ohne versteckte Gebühren für zusätzliche Funktionen, Datenabruf oder das Überschreiten von Speicherbeschränkungen.

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Box ist eine All-in-One-Lösung zum Speichern, Freigeben und Sichern Ihrer Dateien mit verbesserter Sicherheit. Die Intelligent Content Cloud unterstützt mehr als 100.000 Unternehmen jeder Größe mit Tools für die Dokumentenverwaltung, Collaboration- und KI-Funktionen, um jede Phase Ihres Inhaltslebenszyklus zu vereinfachen – von der Erstellung eines neuen Dokuments bis hin zur Automatisierung von Sicherungen.

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Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.