Was ist die beste Methode, um Dateien mit Kund:innen zu teilen?
Das Teilen von Dateien mit Ihren Kund:innen ist nicht immer einfach. Dateigrößenbeschränkungen, Kompatibilitätsprobleme und unzureichende Zugriffskontrolle können zu Unterbrechungen des Arbeitsablaufs, Datenmissbrauch und finanziellen Rückschlägen führen. Sie benötigen eine zuverlässige und sichere Methode zum Teilen von Dateien, um Ihr Unternehmen vor diesen Risiken zu schützen.
Lassen Sie uns die verschiedenen Herausforderungen in Bezug auf das Teilen von Dokumenten untersuchen und herausfinden, warum die Cloud die beste Methode ist, Dateien mit Kunden zu teilen.
Was versteht man unter dem Teilen von Dokumenten mit Kund:innen?
Das Teilen von Dokumenten mit Kund:innen ermöglicht den Zugriff auf verschiedene Dokumentarten, wie Geschäftsvorschläge, Verträge, Rechnungen, Berichte, Marketingmaterialien und vieles mehr.
Sie können diese Dateien auf verschiedene Weise an Kund:innen senden:
- E-Mail-Anhänge
- Physische USB-Laufwerke
- File Transfer Protocol (FTP)-Dienste
- Online-Chat-Plattformen
- Cloud-Sharing-Dienste
Denken Sie nur an die Herausforderungen der Dokumentenverwaltung.
Herausforderungen bei der Dateifreigabe | Warum es ein Problem ist |
Dateigröße | Große Dateien können zu längeren Upload- und Downloadzeiten führen und sind anfällig für Größenbeschränkungen, wenn sie auf physischen Geräten gespeichert oder per E-Mail geteilt werden. |
Sicherheit | Das Senden von Clientdateien ohne ordnungsgemäße Verschlüsselung oder Zugriffskontrolle setzt vertrauliche Informationen dem Risiko von unbefugten Nutzer:innen und Verletzungen aus. |
Die Verwaltung von Dokumenten kann unübersichtlich werden, wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Versionen derselben Datei arbeiten, was dazu führt, dass Änderungen überschrieben oder neue Versionen in Silos erstellt werden. |
Die wichtigsten Gründe, warum die Cloud die beste Methode ist, Dokumente mit Kund:innen zu teilen
Lösungen für das Teilen von Dateien in der Cloud bieten zuverlässige Sicherheit und ermöglichen Ihnen und Ihren Kund:innen den Zugriff auf Dokumente von überall aus.
Sehen wir uns vier Hauptgründe an, warum Sie cloudbasierte Dateifreigabedienste verwenden sollten.
1. Verbesserte Datensicherheit und Compliance
Sichere Cloud-Tools bieten Funktionen wie Datenverschlüsselung (für Dateien während der Übertragung und im Speicher) sowie granulare Zugriffskontrollen, damit Ihre Kund:innen nur auf die Daten zugreifen können, die für sie bestimmt sind, einschließlich bestimmter Ordner. Sie können auch Ihre internen Nutzerberechtigungen anpassen und festlegen, was freigegeben werden kann und wie viel Kontrolle Ihre Administrator:innen über ihre Konten haben.
Erhöhte Sicherheit ist wichtig, denn laut einem Bericht von Verizon gehen 68 % der Datenschutzverletzungen auf einen nicht böswilligen menschlichen Faktor zurück – etwa wenn Personen versehentlich sensible Informationen weitergeben.
Auch wenn Sie Dateien nicht sofort versenden, sondern sie nur archivieren möchten, helfen Ihnen Funktionen zur Datenverwaltung wie Aufbewahrungsrichtlinien und erweiterte Papierkorbfunktionen dabei, den Lebenszyklus Ihrer Inhalte zu verwalten und die Einhaltung branchenspezifischer Vorschriften sowie internationaler Datenschutzstandards sicherzustellen. Krankenhäuser zum Beispiel müssen die HIPAA-Vorgaben zum Schutz von Gesundheitsdaten einhalten.
Cloudbasierte Plattformen zum Teilen von Dateien bieten außerdem Prüfprotokolle und Einblicke in die Aktivitäten der Dokumente, sodass Sie nachvollziehen können, ob Ihre Kund:innen die Inhalte angesehen, heruntergeladen oder damit interagiert haben. Und Sicherheitsprotokollberichte helfen Ihnen dabei, Probleme zu erkennen und zu beheben, die auf eine Gefährdung des Kontos hinweisen, wie z. B.:
- Verdächtige Nutzeraktivitäten
- Mehrere fehlgeschlagene Anmeldeversuche
- Änderungen an den Einstellungen (z. B. Deaktivieren der Multi-Faktor-Authentifizierung)
Lernen Sie die Best Practices zur Vermeidung von Datenlecks kennen.
2. Mehr Komfort und Funktionen für die Zusammenarbeit
Das Senden von Dokumenten in der Cloud erleichtert Ihren Kund:innen den Prozess, sodass sie jederzeit und überall auf Dateien zugreifen und bei Bedarf zusammenarbeiten können. Im Vergleich dazu benötigt FTP zusätzliche Software, und E-Mail-Anhänge werden möglicherweise als Spam gekennzeichnet.
Ein cloudbasierter Workflow vereinfacht auch die Zusammenarbeit. Mit zentralisierter Dateifreigabe für Kund:innenund der Möglichkeit, Kommentare und Feedback zu hinterlassen, können alle Beteiligten in Echtzeit Eingaben vornehmen, Änderungen nachverfolgen und Inhalte genehmigen. Dies vereinfacht den Überprüfungsprozess und beseitigt Probleme bei der Versionskontrolle.
Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen von Cloud-Zusammenarbeits-Tools.
3. Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen
Die gemeinsame Nutzung von Kundendokumenten in der Cloud ist kosteneffektiv und minimiert den Bedarf an physischer Speicherung und zusätzlichen IT-Overhead. Bei Abonnementmodellen zahlen Sie nur für das, was Sie auch nutzen, und können so ganz einfach in Ihrem eigenen Tempo skalieren. Sie müssen nicht mehr in teure Server investieren oder sich um die Wartung der Hardware sorgen – Ihre Cloud-Dienstanbieter:innen verwalten und pflegen alles.
Mit skalierbarem Cloud-Datenspeicher werden Sie sich weder über die Dateigröße noch über die Anzahl der Dokumente, die Sie freigeben, Gedanken machen. Egal, ob Sie einen hochauflösenden Produktkatalog oder einen tausendseitigen Bericht senden, die Cloud bewältigt dies nahtlos und ist somit die beste Methode, große Dateien mit Kund:innen zu teilen. Diese Flexibilität bedeutet, dass Sie sich auf die Wertschöpfung konzentrieren können, ohne sich von technischen Einschränkungen abhalten zu müssen.
4. Workflow-Automatisierung
Cloud-Plattformen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten lassen sich in bereits verwendete Tools und Systeme integrieren, um die Zusammenarbeit ohne komplexe Setups zu verbessern und Ihre Prozesse durch digitale Workflow-Automatisierung zu vereinfachen.
Stellen Sie sich vor, Sie nehmen neuen Kund:innen für Ihr Dienstleistungsunternehmen auf. Durch die Integration Ihrer Cloud-Plattform in ein CRM wie Salesforce wird der Prozess intuitiv, sodass Sie Anfragen für die elektronische Freigabe senden, Feedback in Echtzeit ermöglichen und automatisch abgeschlossene Dokumente in der Cloud speichern können – alles innerhalb eines Ökosystems. Nach dem Ausfüllen sendet das System Belege an Ihre Kund:innen und die zuständigen Teammitglieder, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
Sichere Dateifreigabe für Kund:innen
Box bietet eine zentralisierte, sichere Collaboration-Plattform zum Erstellen, Speichern, Bearbeiten und Teilen in der Cloud. Das Intelligente Content Management lässt sich in Ihre vorhandenen Workflows integrieren und ist mit über 1.500 Apps kompatibel.
Senden Sie ganz einfach alle Arten von Dateien an Ihre Kund:innen, die eine Vorschau anzeigen, bearbeiten, kommentieren oder auf jedem Gerät herunterladen können – mit oder ohne Box-Konto. Sie können auch Signaturen mit Box Sign anfordern und signierte Dokumente mit Box Relay-Automatisierungen automatisch an bestimmte Ordner weiterleiten.
Verschlüsselung, sieben benutzerfreundliche Freigaberollen, robuste Zugriffskontrollen und Bedrohungserkennung schützen Ihren Informationsfluss und verringern das Risiko, dass Ihre Dokumente in die falschen Hände geraten. Sie können Ablaufdaten für gemeinsam genutzte Dateien erstellen, einen optionalen Kennwortschutz aktivieren und vieles mehr.
Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, warum die Verwendung von Box die beste Methode ist, Dateien mit Ihren Kunden zu teilen.
Wir sind stets bestrebt, Produkte und Services anzubieten, die den besten Datenschutz sowie die höchste Sicherheit und Compliance gewährleisten, jedoch stellen die in diesem Blogbeitrag enthaltenen Informationen keine Rechtsberatung dar. Wir empfehlen potenziellen und aktuellen Kund:Innen dringend, ihre eigene Sorgfaltspflicht bei der Einhaltung geltender Gesetze zu erfüllen.