Bei etablierten Unternehmen, die in der Vergangenheit bereits große Investitionen in Technologie getätigt haben, lässt sich ein erfolgreicher Wechsel zum digitalen Arbeitsplatz nur mit einer zukunftsorientierten Geschäftsführung umsetzen. Um die heutigen, technologischen Anforderungen zu erfüllen, reicht es meist nicht mehr aus, veraltete IT-Technologie entsprechend aufzurüsten. Aufgeschlossene Unternehmen wie die Olympus Corporation of the Americas gehen solche Änderungen auf agile Weise und mit längerfristiger Planung an.

Olympus, seines Zeichens Hersteller von medizinischen und Life-Sciences-Technologien, Branchenlösungen, Kameras und Audioprodukten, verfügt über verschiedenste Unternehmenssparten, die alle ein gemeinsames Ziel verfolgen: eine positive Auswirkung auf das Leben des Einzelnen und die Gesellschaft insgesamt zu erreichen. Dieser Grundsatz zeigt sich nicht nur bei den qualitative hochwertigen Olympus-Erzeugnissen, sondern wird im Wesentlichen auch durch die Mitarbeiter getragen. Nicht der leitenden IT-Verantwortliche allein entscheidet über die zu tätigenden Technologieinvestitionen. Olympus hat ein Technologieteam ins Leben gerufen, das aktiv auf die Technologiebedürfnisse der Benutzer eingeht.

Dieses Team wird für Nord- und Südamerika von Adrian Marsh, Vice President of Information Technology and Business Optimization bei Olympus, geleitet. In seinen 18 Jahren bei Olympus in Positionen, die sich mit Finanzen, kaufmännischem Betrieb und Vertriebsmanagement befasst haben, hat Adrian Marsh alle Facetten des Unternehmens intensiv kennengelernt. Seit mehr als fünf Jahren ist er verantwortlich für den Bereich Technologie und gerade hier kommt ihm seine langjährige Betriebserfahrung zugute. Heute konzentrieren sich Adrian Marsh und sein Team auf die Einführung neuer und zukunftsorientierter Technologien im Unternehmen, um die Effizienz zu fördern. Aufgrund der über die Jahre gewachsenen, voneinander unabhängigen Unternehmenssparten, Fusionstransaktionen und Übernahmen sowie verschiedenen IT-Ansätzen entstanden Silo-Systeme, da jeder Unternehmensbereich laufende Modernisierung in Eigenregie vorgenommen hatte.

„Während der letzten Jahre haben wir innerhalb der IT sowohl an der Einführung neuer Technologien als auch an der Eliminierung von Silo-Systemen gearbeitet, um unsere IT-Bereitstellungen zu vereinheitlichen.“

Adrian Marsh, Vice President, Olympus Corporation of the Americas

Änderung durch neue Benutzeranforderungen

Nicht nur um eine weitere Ausbreitung nicht verbundener, schwer steuerbarer Technologiesilos zu verhindern, sondern auch dem Bedarf in Bezug auf die Einrichtung moderner, digitaler Arbeitsplätze gerecht zu werden, beschäftigt man sich bei Olympus in den letzten zehn Jahren zunehmend mit einer Neuorientierung. Die allgemeinen Compliance-Anforderungen haben sich wegen der steigenden Sicherheitsanforderungen für sensible Daten sowie im Zuge der Entwicklung von Datenschutz- und sonstigen gesetzlichen Vorschriften verkompliziert. Der wirtschaftliche Druck, Produkte schneller auf den Markt zu bringen, steigt. Olympus selbst hat durch Fusionen und Akquisitionen zahlreiche neue Benutzer und Tools im Technologie-Portfolio, die irgendwie in die Unternehmensprozesse integriert werden müssen. Die Belegschaft wird mit jedem Jahr jünger und die Nachfrage nach hochmodernen Tools, die die Mitarbeiter vielleicht schon aus ihrem Privatleben kennen, steigt. 

In seiner Position ist Adrian Marsh stets mit dem modernen, technologischen Kosumentenverhalten konfrontiert. „Als Manager mit einer Kreditkarte kann man IT-Dienstleistungen einfach kaufen“, erklärt er. Aus diesem Grund versuchen die Anbieter oft durch die Hintertür an den IT-Entscheidern vorbei, Kontakte auf Geschäftsführungsebene im Unternehmen aufzubauen, um ihre Lösungen zu platzieren. Das fördert aber nur das Problem uneinheitlicher, fragmentierter Technologie im Unternehmen. „Einfachheit ist für Benutzer extrem attraktiv. Ihre Erfahrungen gegenüber unflexiblen IT-Support sind von der Vergangenheit geprägt, wo die IT meist zentralisiert, monolithisch, schwerfällig und mit vielen Beschränkungen und Reglementierungen agierte.“ Wenn Adrian Marsh keine zukunftsfähigen Lösungen bereitstellt, suchen die leitenden Angestellten der einzelnen Unternehmenssparten selbst nach Lösungen für ihre Probleme durch gängige Kundenapplikationen. Und das macht die Governance von Inhalten letztendlich unmöglich.

Das Ziel von Adrian Marsh ist es, die Governance unter Kontrolle zu bekommen und gleichzeitig die Wahrnehmung der IT als monolithische Organisation aufzubrechen. IT soll von den Teams als aktive Supporteinheit innerhalb des Unternehmens wahrgenommen werden. Sein Ansatz besteht darin, den Mitarbeitern der einzelnen Unternehmenssparten zuzuhören, und dann Lösungen bereitzustellen, die sich mit ihren Anforderungen decken und dabei die Sicherheit und Governance nicht gefährden.

So bietet er mit Box eine Lösung an, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht, aber die Content-Governance fest in der Domäne von Olympus verankert.

 Das mobile Mandat des digitalen Arbeitsplatzes

Christine Duborg, Director of Integrated Marketing Communications bei Olympus, gehört zu den Benutzern im Unternehmen, die Box täglich für die Content-Verwaltung verwendt. „Ich arbeite viel über mein Mobiltelefon. Es stresst mich, wenn ich unterwegs keinen Zugriff auf wichtige Informationen habe, die ich dringend benötige“, erklärt sie. „Box gibt mir die Möglichkeit, unabhängig von unseren normalerweise, freigegebenen Laufwerksdateien zu arbeiten. Denn auf diese kann ich ohne meinen Laptopzugang nicht zugreifen. Das allein ist für mich eine unglaubliche Erleichterung.“

„Ich trenne Privat- und Berufsleben nicht, weil ich so alles besser organisiert bekomme.“

Christine Duborg, Director, Integrated Marketing Communications, Olympus Corporation of the Americas

Obwohl das Team von Christine Duborg immer noch Zugriff auf die unternehmenseigenen Datenaustausch-Systeme hat, nutzt sie konsequent jetzt nur noch cloudbasierte Management-Tools. Dadurch hat sie die Möglichkeit, flexibel mit sowohl internen als auch externen Partnern zusammenzuarbeiten. Für eine spezielle Marketingkampagne arbeitete Christine Duborg mit einem Team in der Hauptgeschäftsstelle in Tokyo zusammen. Hier nutzte sie Box, um Inhalte gleichzeitig für das Hauptteam in Tokyo und die Kollegen in Europa und Asien auszutauschen – direkt von ihrem Mobilgerät aus. Sobald der Rest des Teams Box für die Kampagne nutzte, verlief die globale Zusammenarbeit viel reibungsloser, schneller und einfacher. 

In ihrer Marketingposition arbeitet sie oft mit weit verstreuten Teams zusammen. Dateien einfach von einem beliebigen Gerät aus austauschen zu können, macht ihr den Job jetzt viel einfacher und sie muss sich nicht mehr über die Einhaltung von Datenschutzvorschriften Gedanken machen.  

Steuerung digitaler Prozesse durch bessere Tools

Olympus verfolgte durch die schrittweise Einführung neuer Technologien einen intelligenten Veränderungsansatz. Adrian Marsh führt nicht einfach willkürlich unternehmensweit neue Lösungen ein. Denn Olympus setzt sich aus zahlreichen Unternehmensbereichen und Teams zusammen, die alle über ihre eigenen Prozesse und technischen Anforderungen verfügen. Man kann nicht einfach neue Technologie einführen und hoffen, dass sich ineffiziente Prozesse automatisch auflösen. Stattdessen muss man bereits im Vorfeld – in Zusammenarbeit mit den Benutzern – geeignete Prozesse festlegen.

Ein Beispiel: Die Einführung einer führenden Lösung für elektronische Unterschriften im Unternehmen. Innerhalb der letzten Jahre haben einige Unternehmenssparten langsam e-Signatur-Technologie eingeführt, um die papierbasierten Prozesse zu beschleunigen. Adrian Marsh ermöglichte jedoch nicht schon am ersten Tag unternehmensweit den Zugriff auf die e-Signatur-Technologie. Aus Erfahrung wusste er, dass es innerhalb des Unternehmens einige ineffiziente Prozesse in Bezug auf das Abzeichnen von Dokumenten gab.

Er erklärt: „Das Schlimmste, was man machen kann, ist dem Unternehmen ein tolles Tool bereitzustellen und die Sache dann einfach laufen zu lassen.“ Stattdessen hat er einen Business Process Analyst im Unternehmen gebeten, die Prozesse, für die die e-Signatur-Technologie genutzt wird, zu optimieren. Erst wenn die Mitarbeiter und Prozesse bereit sind, kann die Umstellung erfolgreich sein. 

„Jetzt haben wir optimierte Prozesse, die von Technologien gestützt werden, und keine ungenügenden Prozesse, für die teure Technologie eingesetzt wird.“ 

Adrian Marsh, Vice President, Olympus Corporation of the Americas

Als mit Box auch Cloud Content Management eingeführt wurde, wurde es zuerst ausgewählten Teams mit entsprechendem Bedarf angeboten. Im zweiten Schritt wurde die neue Technologie einer Gruppe erst dann offeriert, wenn sie beim IT-Team von Olympus nach einer Lösung für ein konkretes Problem in Bezug auf mobile oder globale Zusammenarbeit anfragte. Aber auch, wenn sich ein Team bei einer anderen Gruppe über die neue Technologie informiert hatte und sie innerhalb ihrer Arbeit ebenfalls nutzen wollte.

Eine der digital fortgeschrittensten Unternehmenssparten bei Olympus ist die Medical Sales Group. Seit Box eingeführt und mit den anderen cloudbasierten Lösungen, die das Team bereits in seiner tagtäglichen Arbeit nutzte, integriert wurde, sind die Mitarbeiter produktiver und effizienter geworden. Kundenangebote werden über Box verschickt und die Kunden finden ihre Rechnungen, Verträge und Angebote in einem entsprechenden Ordner in Box. Die Mitarbeiter von Medical Sales müssen diese Dokumente nicht mehr ungesichert per E-Mail verschicken oder über USB-Sticks hin- und herreichen. Der optimierte Prozess hat die Vertriebszyklen signifikant verkürzt. Das Kunden-Feedback ist äußerst positiv, da es insgesamt einfacher geworden ist, mit Olympus Geschäfte abzuwickeln. 

„Nur ein paar erfolgreiche Anwendungsfälle in verschiedenen Geschäftsbereichen – das spricht sich schnell herum.“

Adrian Marsh, Vice President, Olympus Corporation of the Americas

Die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes für eine Mehrgenerationen-Belegschaft

Für ein Unternehmen in seinem einhundert jährigen Bestehen müssen Änderungen in einer machbaren Geschwindigkeit vorgenommen werden. Und zwar so, dass alle Benutzer davon wirklich profitieren und gleichzeitig sensible Daten geschützt werden. Ein besonders schwieriger Punkt für Olympus und für viele andere Unternehmen, die sich mit Altsystemen befassen, ist: schnelle technologische Innovationen und ständig neue Tools stehen im Widerspruch dazu wie Change Management eigentlich unternehmensweit verfolgt werden muss.  

„Das größte Problem sind die vielen verschiedenen Altersgruppen in unserer Belegschaft“, erklärt Adrian Marsh. „Wir haben aktuell eine Personaldecke, in der vier Generationen zusammenarbeiten – eine Herausforderung in punkto neuer Technologieeinführung. Geeignete Tools für die jeweiligen Mitarbeiter bereitzustellen und dabei konsistent zu bleiben, ist nicht einfach – insbesondere, da Datensicherheit als einer der Grundpfeiler unseres Unternehmens unbedingt berücksichtigt werden muss.“

Adrian Marsh betrachtet digitale Innovation als sich entwickelnden Zustand, nicht als großen Urknall. Während sich die gesamte Technologie des Unternehmens weiterentwickelt, muss ein Balanceakt zwischen Ordnung und Chaos gemeistert werden. Zudem ist es nötig, den einzelnen Unternehmenssparten geeignete Tools an die Hand zu geben, damit sie so arbeiten können, wie sie es sich vorstellen.